在開會事前準備
公布議程。準備一份清楚的議程，讓與會者了解會議將如何進行，如此可提升虛擬會議的成效。議程可以讓你的與會者思考和準備每項主題。這對于英語為第二語言的人來說尤其重要。如果人們可以事先準備，他們就能夠更全面和有力地參與。期望人們在會議中，當場發(fā)展他們的想法，然后強而有力地表達，只是不切實際的期望。
議程不需要非常詳盡。針對每項主題，你應該要能回答下列這些問題：
- 這項主題為何會在我們的議程上？
- 會議中分配了多少時間來討論這項主題？
- 討論結束時，我們想要達成哪些目標？
- 我們需要與會者提供哪些東西？
在規(guī)劃每項主題所需的時間時，分配比你認為的多出20%的時間給每項主題。獲得與會者的廣泛參與，了解每個人是否都有機會表達個人觀點以及提出問題的過程，需要時間—大量的時間。依照議程上的主題，逐項進行討論時，你不應該感覺到有任何壓力。如果你個人或是團隊成員覺得時間上有壓力，那會議就無法獲得清晰明確和協(xié)調(diào)一致的結論。如果不需要那么多時間，你總是可以提前結束。
召開會議前先確認，在每一段討論中你想要聽到哪些人的意見。
- 哪些人會讓對話順利展開？
- 哪些人會因為討論的主題而受到最大的影響？
- 哪些人可能會有不同的觀點和想法？
- 哪些人的經(jīng)驗需要引進對話之中？
人們有時需要表達這種感覺：自己在團體中有參與感和能夠貢獻價值。因此人們必須有機會，分享對于某個主題的看法。當你跟他人處在同一間房間里時，要做到自我表達就可能有困難，而在虛擬情境下就會更加困難。第一步是要讓大家知道，你想要每個人都參與；第二步則是有策略地和溫和地召集大家。事先知道，每一項主題你想要誰參與對話，會讓事情變得駕輕就熟。
領導會議的進行，完成議程的討論，獲得廣泛的參與。
跟團隊討論你想要管理對話的方式。虛擬會議需要更強而有力的領導方式，因為你無法觸及那些非語言的暗示，無從得知與會者是否有問題，或者是否想要參與討論。另外，這類會議也需要你個人更多的同理心，更周詳?shù)乃伎?，因為相較于身處在同一間房間里，虛擬會議的與會者會覺得彼此間的連結感比較低。
要求大家同意你對會議有所規(guī)范，以便你能放松并好好主持會議。我通常會要求下列事項：
- 請大家同意主持人堅定地維持對話切題
- 當時機恰當時，主持人可召集不同的人來開會
- 大家同意把科技用品暫時擱置不理，除非有重要原因需要隨時使用
除此之外，我也讓與會者知道，雖然我對會議有所計劃，但若大家有其他想法，可讓會議對大家都有用，我還是非常樂于接受。
事前取得與會者同意，讓你能引導團隊，而不至于負面評估任何人。同時也讓團隊擺脫平常互動的方式，真實地參與會議。四到五人的小團體相約喝咖啡聊天，輕而易舉就能讓人放輕松做自己。不過，在較大團體和虛擬團體之中，對話如果要安全且有效，就需要特別安排。
在會議開場白中，你可以考慮談到下列這幾點：
「在大家的許可下，今天我想要以慎重的方式來管理我們的對話，好讓大家都可以切題討論，并且確保我們聽到每個人的意見。請不要把這樣的做法說成是我想要嚴格管理。大家只要看成是，我想要多一些自由，以便讓對話能夠維持聚焦，還有我需要各位的允許，以要求大家確保在一項主題結束之前，我們都能讓每個人提出問題和表達觀點?！?/p>
「在每段對話里，我想要請?zhí)囟ǖ呐c會者提出某項主題。我已經(jīng)記下哪些人我認為會受到影響，也會跟牽涉其中的每個人確認。當然，如果你想要補充一些意見，而我還沒請你發(fā)言的話，請勇于發(fā)言。如果你還沒有表達過你的想法、問題和觀點的話，任何時候你都可以參與任何的對話?！?/p>
接下來，小心地管理會議的對話。
慢慢進行。當人們說話時，如果你無法看到他們，不只比較難聽懂發(fā)言，要處理發(fā)言的內(nèi)容也會變得更為困難。簡明扼要的發(fā)言會有幫助，較為平穩(wěn)的語調(diào)也會提供人們空檔，以便提出他們的問題。記錄下哪些人已經(jīng)發(fā)言過，可以協(xié)助提醒你，你可能邀請哪些人加入對話。
你可以考慮增加一個流程步驟，以檢查每一項主題的清楚程度。當缺少了視覺提示時，當與會者不了解或不同意時，你便無法肯定辨別。如果你的與會者擁有不同的語言或文化背景，想要獲得清楚明確和協(xié)調(diào)一致的會議結論，就可能需要更多反覆對話的時間。
你可以使用下列五項結尾元素，慎重地結束每一段對話：
- 確認完成：任何人還有任何其他尚未表達過的事情想說或提問嗎？
- 確認協(xié)調(diào)一致：大家對于我們這段對話的結論都滿意嗎？
- 確認接下來的步驟：大家都清楚哪些人要采取行動，以及那些行動何時會完成嗎？
- 確認價值：你從這段對話當中獲得了哪些價值？
- 確認感謝：我們應該感謝任何人嗎？
事實上，隨著我們的工作環(huán)境持續(xù)從辦公室空間轉變成網(wǎng)絡空間，成功地召開虛擬會議就會變得非常重要。一心多用，一邊忙著其他工作，一邊聽著會議進展的做法，未來將不再可行。無庸置疑地，召開和領導會議的人要為會議的成效負責。由于虛擬會議帶來的額外困難，透過事前準備、提出問題和分享我們的想法，我們大家都可以促進正向的改變。