員工的權(quán)利和責(zé)任中關(guān)于員工權(quán)利的討論對(duì)員工懲罰做了簡(jiǎn)要介紹，因?yàn)閱T工權(quán)利通常是懲罰性案件中一個(gè)關(guān)鍵的問題。懲罰是一種實(shí)施組織規(guī)則的培訓(xùn)形式。組織中最常受懲罰體系影響的是那些有問題的員工。幸運(yùn)的是，問題員工只是一小部分，但他們卻常常造成最難纏的形勢(shì)。如果雇主不能很好地處理問題員工，則會(huì)對(duì)其他員工或工作組造成負(fù)面的影響。通常由問題員工引起的懲戒性問題包括缺勤、生產(chǎn)率低下、酗酒及不服從命令等。
經(jīng)理和主管是制定懲罰決策和執(zhí)行懲罰的人。在采取懲罰行動(dòng)之前，人力資源部門通常會(huì)咨詢?nèi)肆Y源專家，他們?cè)趫?zhí)行懲罰措施之前可以幫助經(jīng)理。
懲罰的方法
懲罰體系可以被看做是糾正有問題或無(wú)生產(chǎn)率員工行為的具體應(yīng)用。最好的懲罰是自我約束，當(dāng)大多數(shù)人明白了工作的要求是什么時(shí)，可以依靠他們有效地工作。但有人發(fā)現(xiàn)，外部懲罰可以幫助他們自我約束，這一哲學(xué)導(dǎo)致了對(duì)正面的懲罰方法的開發(fā)。
正面的懲罰方法
使用正面的懲罰方法的人認(rèn)為，違規(guī)通常是無(wú)須處罰而可建設(shè)性糾正的行為。在此方法里，經(jīng)理們應(yīng)著重發(fā)現(xiàn)事實(shí)并指導(dǎo)和鼓勵(lì)期望的行為，而不是使用懲罰去阻止違規(guī)。正面的懲罰分以下四步：
- 忠告。這階段的目標(biāo)是提高員工對(duì)組織政策和規(guī)則的認(rèn)識(shí)。通常人們只是認(rèn)為要知道規(guī)則，知道懲罰可以阻止違規(guī)。由組織中一位主管給出的忠告也可以起到正面的作用。
- 書面記錄。如果員工不能改正自己的行為，則有必要在主管與員工之間舉行第二次會(huì)議。第一階段是以口頭形式進(jìn)行的，但本階段將以書面方式記錄下來(lái)。作為這一階段的一部分，員工與主管制定書面的解決方案以防止發(fā)生進(jìn)一步的問題。
- 最后警告。當(dāng)員工不遵守第二階段的書面解決方案時(shí)，就要給他舉行最后的警告會(huì)議。在此會(huì)議中，主管向員工強(qiáng)調(diào)改正不合適行為的重要性。一些公司給予員工一天的帶薪假來(lái)得出一種堅(jiān)決的書面行動(dòng)方案以糾正問題行為。這主要在于向違規(guī)者強(qiáng)調(diào)問題的嚴(yán)重性及經(jīng)理人確保問題行為得到改變的決心。
- 解雇。如果員工未能遵循前面制定的行動(dòng)方案且存在進(jìn)一步問題時(shí)，那么主管將會(huì)解雇該員工。
正面的懲罰辦法優(yōu)點(diǎn)在于強(qiáng)調(diào)了問題的解決。正面的懲罰方法最大的困難在于主管和經(jīng)理要成為有效的忠告者需要大量的培訓(xùn)，而且，該過(guò)程常常比下面討論的漸進(jìn)性懲罰方法占用更多的時(shí)間。
漸進(jìn)的懲罰方法
作為另一種方法，漸進(jìn)的懲罰方法包含一系列步驟，其中每一步都比以前更加緊迫，用來(lái)改變員工不合適的行為。圖表16—12就是一個(gè)典型的漸進(jìn)的懲罰體系，大多數(shù)漸進(jìn)懲罰程序在解雇前使用口頭和書面警告及停職調(diào)查。在一家制造企業(yè)，如果員工工作不專心而未能改正，當(dāng)一年中第三次出現(xiàn)這種情況時(shí)，可能導(dǎo)致停職調(diào)查。停職調(diào)查向員工傳遞了很強(qiáng)烈的信息，即必須改變組織不希望的工作行為，否則可能會(huì)被解雇。
漸進(jìn)的方法在員工被解雇之前給予機(jī)會(huì)糾正低效行為。遵循漸進(jìn)順序確保問題的本質(zhì)與嚴(yán)重性已經(jīng)清晰地傳達(dá)給員工。不是所有的案例中都要遵循漸進(jìn)懲罰程序的所有步驟。對(duì)一些嚴(yán)重的過(guò)失會(huì)免除漸進(jìn)程序，可能導(dǎo)致立即被解雇。導(dǎo)致立即解雇的典型錯(cuò)誤行為如下：
- 工作時(shí)酒精中毒；
- 擁有武器；
- 工作時(shí)喝酒或吸毒；
- 打架；
- 盜竊；
- 雇用申請(qǐng)表造假。
可以不使用懲罰的理由
有很多理由使得經(jīng)理不愿意使用懲罰，主要理由如下：
- 關(guān)于懲罰的組織文化。影響懲罰使用的一個(gè)因素是組織文化與管理層使用懲罰的意愿。如果組織“規(guī)范”是避免懲罰問題員工，那么經(jīng)理就更加不可能使用懲罰。不情愿使用懲罰甚至擴(kuò)展到不愿解雇問題員工。
- 缺乏支持。許多經(jīng)理不愿意使用懲罰，因?yàn)樗麄儞?dān)心自己的決策不會(huì)得到更高層管理者的支持。支持是組織文化的一個(gè)功能。
- 罪惡感。一些經(jīng)理覺得自己在成為經(jīng)理之前，曾犯過(guò)與員工同樣的錯(cuò)誤，他們不能因自己曾犯過(guò)的一些錯(cuò)誤就懲罰他們。
- 喪失友誼。允許自己和員工關(guān)系太親密可能使經(jīng)理們擔(dān)心使用懲罰程序會(huì)喪失那些友誼。
- 浪費(fèi)時(shí)間。紀(jì)律在恰當(dāng)使用時(shí)，需要大量的時(shí)間與精力。有時(shí)經(jīng)理避免花費(fèi)時(shí)間采取懲罰行動(dòng)會(huì)更容易些，特別是他們的行動(dòng)可能被高層管理者檢查并推翻時(shí)。
- 對(duì)訴訟的恐懼。經(jīng)理越來(lái)越擔(dān)心因懲罰某人而被起訴，特別是采取懲罰的最后一個(gè)步驟——解雇。
有效的懲罰
出于法律上的擔(dān)心，經(jīng)理必須理解懲罰，并接受如何恰當(dāng)?shù)毓芾硭?。有效懲罰的目標(biāo)應(yīng)該在于行為而不是員工個(gè)人，因?yàn)閼土P的目的是提高績(jī)效。懲罰可能與績(jī)效正相關(guān)，這使那些覺得懲罰會(huì)傷害違規(guī)者的人感到驚訝。分配與程序公平表明如果經(jīng)理忍受不可接受的行為，團(tuán)體可能覺得不公平。
員工懲罰的熱爐規(guī)則
多年來(lái)，“熱爐規(guī)則”是主管學(xué)習(xí)如何懲罰的主要內(nèi)容之一。
熱爐規(guī)則：好的懲罰就像一個(gè)熱爐，因?yàn)椋?/p>
- 它給人警示。熱爐警告人們，如果你接觸到它，可能被燙傷。員工在懲罰發(fā)生之前也需要這樣的警示。
- 它是持續(xù)不斷的。熱爐每次都很燙。好的懲罰每次在相同的情況下都做同樣的判罰。
- 它是直接的。如果接觸到熱爐，它會(huì)直接燙傷你。抵制懲罰的時(shí)間越長(zhǎng)，對(duì)改變行為的效果就越差。
- 它不受人為因素影響。無(wú)論誰(shuí)碰到熱爐都會(huì)被燙。好的懲罰不是情緒化或者隨機(jī)的，它對(duì)每個(gè)違規(guī)者的影響都是一樣的。
這個(gè)規(guī)則做的分析可以幫助管理者記憶懲罰的基本要素。
主管培訓(xùn)
培訓(xùn)主管和經(jīng)理何時(shí)及該如何使用懲罰很重要。研究發(fā)現(xiàn)，在過(guò)程公平中培訓(xùn)主管作為懲罰的基礎(chǔ)，比由未經(jīng)培訓(xùn)的主管施行懲罰，更能得到他們的公平感。不管采用哪種懲罰方法，對(duì)忠告與溝通技巧提供培訓(xùn)I都很重要，因?yàn)橹鞴芎徒?jīng)理在處理員工績(jī)效問題上也將使用這些技巧。
解雇：最后的步驟
懲罰程序的最后一個(gè)步驟就是解雇。在解員工工時(shí)，經(jīng)理可能覺得內(nèi)疚，而且有時(shí)內(nèi)疚是正當(dāng)?shù)?。員工的失敗可能是因?yàn)榻?jīng)理未能創(chuàng)造一種合適的工作環(huán)境，也可能是員工未得到充分的培訓(xùn)，或者可能是管理者未建立有效的政策。經(jīng)理為員工負(fù)責(zé)，在某種程度上他們共同承受對(duì)失敗的指責(zé)。
懲罰的正面方法和漸進(jìn)方法都表明，當(dāng)采取解雇措施時(shí)，員工很清楚已被警告過(guò)績(jī)效問題的嚴(yán)重性。如果解員工工是因?yàn)樗麄兾醋袷刈约旱某兄Z，那么在陪審團(tuán)看來(lái)，可能更顯得有說(shuō)服力。而且，這樣的體系似乎降低了導(dǎo)致員工首先起訴的情緒反應(yīng)。當(dāng)解雇發(fā)生時(shí)，解雇的理由應(yīng)清晰闡明。任何美化理由的努力最終都會(huì)使員工迷惑，且如果對(duì)解雇決定起訴的話，還會(huì)損害雇主的利益。許多雇主提出了具體的信函或備忘錄，證明已將解雇決定告知員工。
通常，使人力資源代表與員工的主管或經(jīng)理同時(shí)出席解雇會(huì)議是有價(jià)值的，這使所發(fā)生的事有了額外的證人。而且，任何解雇福利及其他與人力資源相關(guān)的問題都能夠得到闡述。最后，在整個(gè)解雇討論中，很關(guān)鍵的是主管與其他人保持專業(yè)與冷靜，而非變得情緒化或使用諷刺的言辭。