翁肯(Oncken)和沃斯(Wass)在《時(shí)間管理：誰有麻煩》(Management Time：Who’s Got the Monkey？)一文中提出了這樣的問題：“為什么經(jīng)理人一般都沒有時(shí)間，但他們的手下卻沒有工作可做呢？”由于很多專業(yè)人士和他們的經(jīng)理人都認(rèn)為自己在某種意義上工作過量，這個(gè)問題很難回答。當(dāng)然可能有些人會認(rèn)為這個(gè)問題毫無根據(jù)。文章作者提出了一些很簡單但很重要的問題。作為一個(gè)經(jīng)理人，你也是如此嗎？你需要接受那些閑混的下屬員工把工作給你做嗎？為什么你要承擔(dān)起為下屬員工提供信息的責(zé)任？為什么你不把這個(gè)責(zé)任推給他們呢？你應(yīng)該分配工作，那你為什么不這樣做呢？你能讓下屬員工把額外的職責(zé)推給你承擔(dān)嗎？
這些提問揭示了很多問題：經(jīng)理人往往在作決定時(shí)搖擺不定；如果要向更高管理層獲取信息，就擔(dān)心影響自己的威信；總是希望能管理到每個(gè)細(xì)節(jié)；無法意識到別人行為所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；如果下屬員工做事主動，又擔(dān)心自己看起來很無能。作者把那些下屬員工施加給經(jīng)理人的責(zé)任稱為“猴子”，即麻煩。
翁肯和沃斯提出了5條法則，可以又快又準(zhǔn)地解決“麻煩問題”：
- 法則1：要么幫員工完成任務(wù)要么拒絕他，否則經(jīng)理人會浪費(fèi)很多寶貴的資源。
- 法則2：那些產(chǎn)生麻煩的員工數(shù)量應(yīng)保持在經(jīng)理人能承受的最大范圍以內(nèi)。
- 法則3：他們要求你(幫他們完成任務(wù))之前必須預(yù)約。
- 法則4：他們要求你的幫助必須是通過面對面談話或打電話，絕不能只發(fā)個(gè)郵件。
- 法則5：必須制定解決問題的時(shí)間表，并鼓勵(lì)員工自己完成。
從我多年的經(jīng)驗(yàn)來看，我還有以下幾點(diǎn)法則：
- 法則6：那些產(chǎn)生太多麻煩的員工可能需要換個(gè)環(huán)境。所以你要找到問題根源。這些員工可能覺得麻煩是理所當(dāng)然的。
- 法則7：如果他們要推給你麻煩，應(yīng)該寫書面申請，這個(gè)要求能讓他們在讓你幫他們思考之前自己作些思考。
- 法則8：不要在電梯或社交場合惹上麻煩。
經(jīng)理人應(yīng)該怎樣對付那些產(chǎn)生麻煩的員工呢？有兩種方法，但只有一種能讓你在員工身上的投資不被浪費(fèi)：如果他們還能被教好，那就要求他們達(dá)到你的要求，如果不能，那就讓他們另謀高就。
在這個(gè)大的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，各個(gè)組織都想做得越多越好，許多經(jīng)理人和專業(yè)人士得出了這樣的結(jié)論：執(zhí)行管理層只會把休假人員的工作推給在職人員，這樣就產(chǎn)生了額外的工作時(shí)間。但是并不是所有休假的員工工作日程都是滿的，所以這個(gè)結(jié)論不一定正確。而裁員更是帶來了以下的活動：評估、分析、區(qū)分優(yōu)先次序、取消不再創(chuàng)造價(jià)值的任務(wù)而只致力于關(guān)鍵任務(wù)。管理你自己的時(shí)間固然重要，但我相信，如果能找到浪費(fèi)時(shí)間的根源并加以解決，這樣帶來的益處將更大。
有不少經(jīng)理人和專業(yè)人士不是從未學(xué)過如何快速高效地工作，就是忘記了如何工作。他們不承認(rèn)浪費(fèi)的時(shí)間對績效的影響。每個(gè)月中每天浪費(fèi)一個(gè)小時(shí)，按八小時(shí)工作制來算，就是工作時(shí)間的12.5％。在很多地方都會有浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。翁肯和沃斯把工作時(shí)間分為：上司占用的時(shí)間、系統(tǒng)占用的時(shí)間和自己的時(shí)間。但浪費(fèi)的時(shí)間并不在這三個(gè)分類之中?？纯匆韵聨讉€(gè)導(dǎo)致浪費(fèi)時(shí)間的情況：
- 組織高層導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)
- 系統(tǒng)導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)
- 經(jīng)理人導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)
- 工作小組內(nèi)部的時(shí)間浪費(fèi)
- 開會過多導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)
- 個(gè)人原因?qū)е碌臅r(shí)間浪費(fèi)
- 其他外部原因?qū)е碌臅r(shí)間浪費(fèi)