組織面臨著多方面的壓力和挑戰(zhàn)，這就使得制定一個(gè)好的管理計(jì)劃顯得尤其重要。從外部來看，這些壓力和挑戰(zhàn)包括：競(jìng)爭(zhēng)的壓力，政府管制的增多，日益多樣化和復(fù)雜化的技術(shù)，全球經(jīng)濟(jì)的不確定性，在勞力、資本和其他資源方面投資的高成本。從內(nèi)部來看，這些壓力和挑戰(zhàn)包括：對(duì)運(yùn)行效率的追求、對(duì)新的組織結(jié)構(gòu)和工作的安排、員工隊(duì)伍的多元化以及其他相關(guān)的管理方面的挑戰(zhàn)。在這種情況下，管理計(jì)劃能夠幫助組織及其員工提高工作的績效。
更為明確和靈活
好的管理計(jì)劃能夠增強(qiáng)明確性和靈活性。一個(gè)有工作重點(diǎn)的組織知道自己哪方面做得最好，了解顧客的需求，并且知道如何才能更好地為他們服務(wù)。一個(gè)有工作重點(diǎn)的人知道他或她自己的工作目標(biāo)，并且在逆境中能夠堅(jiān)持目標(biāo)。一個(gè)有靈活性的組織愿意而且能夠改變和適應(yīng)變化的環(huán)境并且能夠順應(yīng)未來的發(fā)展趨勢(shì)，而不是只看到過去或現(xiàn)在的狀況。一個(gè)有靈活性的人能夠把因新的發(fā)展的環(huán)境——個(gè)人的和組織的——而產(chǎn)生的問題和機(jī)會(huì)納入到個(gè)人的職業(yè)規(guī)劃當(dāng)中。
行動(dòng)指南
好的管理計(jì)劃指明了行動(dòng)方向。它使得雇員和組織能夠更好地理解以下幾個(gè)方面：(1)以結(jié)果為導(dǎo)向——培養(yǎng)一種注重績效的意識(shí)；(2)以優(yōu)先為導(dǎo)向——確保最先考慮最重要的事；(3)以最優(yōu)配置為導(dǎo)向——確保所有資源得到最優(yōu)配置；(4)以變化為導(dǎo)向——預(yù)測(cè)未來的問題和機(jī)會(huì)，這樣組織才能最恰當(dāng)?shù)靥幚砗脝栴}，并抓住機(jī)會(huì)。它還能幫助避免在工作順利時(shí)產(chǎn)生自滿情緒或是在成功或失敗時(shí)分散注意力。它能夠使績效目標(biāo)清晰地呈現(xiàn)在執(zhí)行者面前，并提醒每個(gè)人：最好的決策是在情況發(fā)生變化之前做出的。例如：管理顧問斯蒂芬·科維(Stephen Covey)指出，最成功的經(jīng)理是“瞄準(zhǔn)目標(biāo)，增加組織價(jià)值”。他認(rèn)為，不能同時(shí)進(jìn)行過多的工作，后退一步、抓住最重要的工作，才是完成工作任務(wù)的關(guān)鍵。
增進(jìn)協(xié)調(diào)
好的管理計(jì)劃能夠增進(jìn)協(xié)調(diào)。組織中個(gè)人、群體和子系統(tǒng)各有不同的任務(wù)與目標(biāo)，他們必須協(xié)同完成工作任務(wù)，以滿足作為一個(gè)整體的組織的要求。管理計(jì)劃確定目標(biāo)層次，組織中每個(gè)層次的目標(biāo)相互連接就形成了一個(gè)手段一結(jié)果模型。高層次的目標(biāo)作為結(jié)果，它的最終實(shí)現(xiàn)與作為手段的較低層次目標(biāo)直接相關(guān)。以一個(gè)大型制造企業(yè)的多層次質(zhì)量目標(biāo)為例，公司層次的質(zhì)量目標(biāo)是“100％地在規(guī)定期限內(nèi)交付滿足顧客要求的合格的產(chǎn)品”。這個(gè)目標(biāo)在手段——結(jié)果模型中貫徹到主管這個(gè)較低的層次，目標(biāo)就解釋為“評(píng)估機(jī)器操作工的能力并提供適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)”這樣一個(gè)正式的要求。
更好地控制
好的管理計(jì)劃能夠幫助控制。它通過定義目標(biāo)——預(yù)期的績效成果，并確定達(dá)到目標(biāo)應(yīng)采取的具體行動(dòng)而給控制提供了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。如果結(jié)果不如預(yù)期，那么或者是原有的目標(biāo)，或者是采取的行動(dòng)，或者兩者都需要評(píng)估并進(jìn)行調(diào)整以便提高未來的工作業(yè)績。沒有管理計(jì)劃，控制過程就缺乏一個(gè)評(píng)估工作進(jìn)展和確定如何使工作進(jìn)行得更好的框架。
更好地進(jìn)行時(shí)間管理
好的管理計(jì)劃能夠幫助管理者進(jìn)行時(shí)間管理。大部分人都遇到過有許多工作需要處理而無法分配可利用時(shí)間的困難。6每天，我們都在經(jīng)常的打擾、危機(jī)和意外的環(huán)境中被大量的工作和需求狂轟濫炸著——管理者的工作尤其有這種傾向。在這種情況下，我們很容易受到“時(shí)間浪費(fèi)者”的折磨，即讓其他人或毫無意義的活動(dòng)占用我們的時(shí)間。例如，惠普公司的前總裁劉易斯·普拉特說：“我們一天的主要工作就是一連串的選擇?！蔽覀兊倪x擇應(yīng)該是將時(shí)間分配給最重要的需要優(yōu)先考慮的事情。普拉特說他“對(duì)優(yōu)先順序是無情的”，并且你“必須不斷地工作以使你的時(shí)間利用達(dá)到最優(yōu)化”。時(shí)間管理的關(guān)鍵就是決定在我們“需要完成工作”的清單上哪項(xiàng)應(yīng)該先完成，并強(qiáng)調(diào)這些重點(diǎn)項(xiàng)目。