對工作和現(xiàn)有人員技能進(jìn)行分析評(píng)估是人力資源規(guī)劃中一步重要的工作，首要工作就是必須將組織的需求和組織內(nèi)部勞動(dòng)力的供給進(jìn)行對比分析。
分析工作崗位與技能
評(píng)估組織內(nèi)部優(yōu)劣勢的出發(fā)點(diǎn)是，對當(dāng)前組織內(nèi)工作崗位的審計(jì)。內(nèi)部評(píng)估幫助組織進(jìn)行有效的定位，發(fā)展和保持自己的競爭優(yōu)勢。對當(dāng)前所有工作崗位的深入分析為預(yù)測組織將來的工作崗位需求提供了基礎(chǔ)。對下面這些問題的回答，可以來自業(yè)已存在的人事和組織數(shù)據(jù)庫，這些問題是在進(jìn)行內(nèi)部評(píng)估時(shí)所需要提出的：
- 現(xiàn)階段存在什么樣的工作崗位？
- 每一項(xiàng)工作由多少員工來完成？
- 工作崗位之間的聯(lián)系如何？
- 每一工作崗位的重要性如何？
- 為實(shí)施組織戰(zhàn)略，需要什么樣的工作崗位？
- 預(yù)期的工作崗位具有什么樣的特征？
組織能力清單
當(dāng)那些從事人力資源工作的人對現(xiàn)期工作崗位和將來為實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略規(guī)劃所需的工作崗位進(jìn)行研究時(shí)，他們可以得出一份詳盡的對現(xiàn)任員工及他們能力的審計(jì)報(bào)告。員工信息的基本來源就是組織中的人事信息檔案。通過使用人力資源信息系統(tǒng)中的不同數(shù)據(jù)，我們可以清楚地了解員工的能力、知識(shí)水平和技能。規(guī)劃人員可以利用這些清單為招聘、選拔和人力資源發(fā)展制定長遠(yuǎn)打算，同時(shí)，這些信息也可以用來判斷組織將來所必需但現(xiàn)在還沒有的人才與工作技能。
組織能力清單的組成要素
組織能力清單通常包括：
- 員工個(gè)人的人口統(tǒng)計(jì)特征(年齡、在組織中的工作時(shí)間、在現(xiàn)有工作崗位上的工作時(shí)間)：
- 個(gè)人職業(yè)發(fā)展(工作經(jīng)歷、每個(gè)工作崗位的工作時(shí)間、晉升或其他工作變動(dòng)、支付比率)；
- 個(gè)人績效信息(工作成績、技能發(fā)展)。
所有寫入員工能力清單的信息都將對該員工的職業(yè)產(chǎn)生影響，因此，這些信息及其使用必須與最初進(jìn)行招聘時(shí)一樣，切實(shí)貫徹工作相關(guān)性和非歧視性標(biāo)準(zhǔn)。而且，這些信息的安全性必須得以保證，只有那些對其有特殊用途的人士才可以接觸其中的一些敏感性數(shù)據(jù)。
使用組織能力清單信息
員工的個(gè)人信息可以被歸納入對組織現(xiàn)任勞動(dòng)群體的描述清單中，這個(gè)清單揭示了企業(yè)的優(yōu)勢與不足，組織若缺少專業(yè)人才如計(jì)算機(jī)專家，則可能影響到該企業(yè)對技術(shù)進(jìn)步的利用。如果組織中的大量熟練員工都處在差不多的年齡階段，那么他們的退休將會(huì)給組織帶來巨大的沖擊和空缺。例如，一家規(guī)模較小的鄉(xiāng)村電力企業(yè)的八名熟練職員將在三年的時(shí)間里退休，但企業(yè)卻要求七年時(shí)間的學(xué)徒制或在職培訓(xùn)，才能將一個(gè)人培訓(xùn)成勝任的高級(jí)技工。
其他需要收集的信息包括現(xiàn)任員工的變動(dòng)、流動(dòng)限制和特殊的上崗證書。大多數(shù)這些要素是組織無法控制的，如員工逝世、跳槽、退休或者遭到裁減。繪制一個(gè)圖表，用來綜觀一下組織中各部門的員工情況是十分有用的，它可以明確指出組織的哪些部門需要招聘外部人員來滿足未來的工作需要。同樣地，這張圖表還將顯示出組織中哪里有熟練員工的儲(chǔ)存，雇主們可以利用他們來迎合未來的情況。而且，越來越多的雇主使用計(jì)算機(jī)化的人力資源信息系統(tǒng)來處理人事信息。