處理時(shí)間管理問(wèn)題的黃金定律是擁有將事情區(qū)分優(yōu)先順序的能力。如果你不具有這種能力。就不可能管理好自己的時(shí)間和壓力。原因是你不知道一件事什么時(shí)候是緊迫的，什么時(shí)候是重要的，什么時(shí)候是既重要又緊迫的。如果你不知道這一點(diǎn)，就不知道做事情的順序。因此，讓我們先來(lái)學(xué)習(xí)一些可以立即付諸行動(dòng)的知識(shí)。
你熟悉緊迫重要性矩陣嗎？如果你想給目前正在執(zhí)行的任務(wù)劃分類別的話，那么這是必不可少的知識(shí)，能夠幫助你最有效地利用你將要花在每個(gè)類型的任務(wù)上的時(shí)間。
很多人發(fā)現(xiàn)他們?cè)谔幚砟切┚o迫但并不是特別重要的事情上花費(fèi)最多的時(shí)間。時(shí)間管理中的最大誤區(qū)之一就是，當(dāng)你努力區(qū)分出事情的優(yōu)先順序時(shí)，混淆了緊迫性和重要性。任何一項(xiàng)任務(wù)都會(huì)有一些影響因素，當(dāng)這些因素改變時(shí)，這項(xiàng)任務(wù)可能會(huì)變得更加重要或者不那么重要了，但是，時(shí)間不是任何一項(xiàng)任務(wù)的影響因素之一。一件不重要的事情無(wú)論時(shí)間怎么改變都是不重要的，即使它的截止日期無(wú)法想象地近，而你必須在此之前完成任務(wù)。
你需要畫(huà)一個(gè)這樣的矩陣：
然后決定哪些事情該填在哪個(gè)位置。這些事情要來(lái)自你的時(shí)間日志。如果日志十分具體的話，花在每種類型的事情上的時(shí)間占總時(shí)間的比例也要記錄下來(lái)。
I區(qū)
在這個(gè)區(qū)域中的事情即緊迫又重要，是你最需要優(yōu)先考慮的事情。但是你也許還無(wú)法恰當(dāng)?shù)赜?jì)劃一下這些太緊迫的任務(wù)時(shí)，緊接著危機(jī)就發(fā)生了，因?yàn)槟銥榱巳ネ瓿伤鼈兌池?fù)了太大的壓力。
任何既緊迫又重要的工作你都需要立即予以注意。也許為了在截止日期之前完成一項(xiàng)任務(wù)，你不得不去把日記中其他的任務(wù)去掉，請(qǐng)同事來(lái)幫忙，把一部分工作托付給其他員工去做，自己把所有注意力都投入到工作的余下部分。你需要確保自己給予了那些真正重要的工作足夠的時(shí)間，這樣才能很好地做完它們。
II區(qū)
這一類的任務(wù)很重要，但是并不緊迫。意思就是說(shuō)也許它們并沒(méi)有具體的截止日期?；蛘唠x截止日期還有那么一段時(shí)間。這里有一個(gè)危險(xiǎn)，如果沒(méi)有截止日期的話，你也許永遠(yuǎn)不會(huì)找時(shí)間去處理它們。又或者有截止日期的話，你也許直到截止日期迫近的時(shí)候，才開(kāi)始著手處理它們，然后能否在截止日期之前做完就不一定了。
那些重要卻不緊迫的事情通常是需要給予高度注意的。其中有一些事很關(guān)鍵，但是由于截止日期還很遠(yuǎn)，這就需要戰(zhàn)略規(guī)劃，進(jìn)度檢查，或者因?yàn)楹軓?fù)雜，它們就很可能被擱置不管了。為了使這些任務(wù)得到妥善的管理，你也許不得不騰出具體的時(shí)間來(lái)處理它們，每次做一點(diǎn)。
III區(qū)
這里應(yīng)該放那些非常緊迫但是相對(duì)來(lái)說(shuō)并不是很重要的任務(wù)。一個(gè)人很容易把寶貴的時(shí)間都用在這些任務(wù)上，因?yàn)槿蝿?wù)太緊迫了。理想情況下，任務(wù)既要得到充分的解決，又不占用太多的時(shí)間。你必須提醒自己不要在這類事情上花太多的時(shí)間。
IV區(qū)
這類工作既不重要也不緊迫，這就顯得相當(dāng)危險(xiǎn)。但是如果你減少花在它們身上的時(shí)間，你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的工作日的趣味就降低了。這些事情牽涉到跟人談話和做有趣但沒(méi)什么價(jià)值的事情。如果你完全不做這類事情，你也許會(huì)疏遠(yuǎn)自己和工作環(huán)境中輕松愉快的一面的距離，你的同事也許會(huì)給你施加壓力來(lái)打破你的決心。在這種情況下，你必須嚴(yán)格要求自己來(lái)抵制誘惑。