管理者通過(guò)多種方法來(lái)進(jìn)行工作分析，收集關(guān)于工作職責(zé)、責(zé)任和工作活動(dòng)方面的信息。下面我們介紹一些比較常用的方法。
面談法(Interviews)
工作分析面談(job analysis interviews)是指與在崗職工進(jìn)行面談，以及與全面了解這個(gè)崗位工作的一位或者多位主管進(jìn)行面談收集工作崗位相關(guān)信息的方法。典型的面談問題包括：“這項(xiàng)工作是怎么做的…“你的職位的主要職責(zé)是什么”“具體來(lái)說(shuō)，你在工作中都做些什么”以及“你在工作中都參加些什么活動(dòng)”。
面談法可能是在確定工作職責(zé)和責(zé)任時(shí)使用最廣泛的一種方法，這也反映了這種方法的優(yōu)勢(shì)。但最重要的是，這是一種簡(jiǎn)單直接的方法，執(zhí)行便捷，運(yùn)作有效，并且可以讓員工有機(jī)會(huì)提出那些管理者不易發(fā)現(xiàn)，但是工作卻需要的重要活動(dòng)和行為。例如，一位熟練的面談專家可以發(fā)現(xiàn)一些只是偶爾出現(xiàn)，但卻非常重要的工作職責(zé)，或者一種非正式的溝通方式(例如，生產(chǎn)主管和銷售經(jīng)理之間的溝通)，而這些重要的工作內(nèi)容信息都是沒有辦法通過(guò)正式的組織工作統(tǒng)計(jì)表格反映出來(lái)的。
面談法也存在一些問題，主要表現(xiàn)為可能造成部分信息的扭曲。進(jìn)行工作分析往往是工作薪資調(diào)整的前奏，因此員工有時(shí)會(huì)認(rèn)為這些面談會(huì)影響到他們的薪酬水平，所以會(huì)夸大一些工作職責(zé)，對(duì)一些不利于自己的信息避而不談。這會(huì)使得通過(guò)面談法進(jìn)行工作分析，最終獲得有效工作信息的過(guò)程變得十分漫長(zhǎng)。
例如，在一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)中，研究者將工作職責(zé)分別以簡(jiǎn)單的工作描述(如“記錄電話留言和其他日常信息”)和包含“能力”字眼的描述(如“要求有記錄電話留言和其他日常信息的能力”)供被測(cè)試員工進(jìn)行選擇。被測(cè)試者都表現(xiàn)出更傾向于選擇那些“基于能力”的描述。這可能是因?yàn)楫?dāng)提到能力時(shí)這項(xiàng)工作會(huì)顯得更加重要，給人的印象也更加深刻。
調(diào)查問卷法(Questionnaires)
許多公司要求他們的員工通過(guò)填寫調(diào)查問卷來(lái)描述他們與工作相關(guān)的職責(zé)和責(zé)任。
有一些工作分析調(diào)查問卷是高度結(jié)構(gòu)化的一覽表。呈現(xiàn)在員工面前的可能是數(shù)以百計(jì)的，諸如“改變和連接導(dǎo)線”這樣特定操作的詳細(xì)目錄。每位員工必須選擇自己是否需要進(jìn)行這項(xiàng)操作。如果選擇了某個(gè)操作，每項(xiàng)操作則需要花費(fèi)多少時(shí)間。有些情況下，工作分析問卷是開放式的，問題有可能僅僅是要求員工填寫諸如“對(duì)你工作的主要職責(zé)進(jìn)行描述”這樣的內(nèi)容。
在實(shí)踐操作中，最好的調(diào)查問卷通常處于這兩種極端情況之間。一個(gè)典型的職位分析調(diào)查表通常在結(jié)構(gòu)化問題的后面包括幾個(gè)開放式問題(例如，有選項(xiàng)可以進(jìn)行選擇的“工作關(guān)于相關(guān)經(jīng)驗(yàn)方面的要求”這樣的結(jié)構(gòu)化問題，和“員工是否認(rèn)為他們?cè)诔袚?dān)他們自己認(rèn)為沒有必要去做的工作？”這樣開放式的問題)。
觀察法(Observation)
如果一個(gè)工作所包含的主要內(nèi)容都是能夠看得見的行為和活動(dòng)，管理者通?？梢酝ㄟ^(guò)觀察法來(lái)獲得信息。像門衛(wèi)、流水線工人以及會(huì)計(jì)職員等工作都屬于這一種情況。但是，如果工作內(nèi)容包含了許多無(wú)法直接通過(guò)觀察進(jìn)行衡量的腦力勞動(dòng)(如律師、設(shè)計(jì)工程師)，進(jìn)行直接觀察通常不是獲得信息的最好方法。如果一些崗位最重要的工作只是偶爾出現(xiàn)(如處理急診的護(hù)士)，觀察法顯然也不能勝任這種情況。
日記法(Participant Diary／Logs)
日記法是指要求員工記錄工作日記，或?qū)⑺麄兠刻斓拿宽?xiàng)工作進(jìn)行詳細(xì)記錄的工作分析調(diào)查方法。這種方法通常可以與隨后進(jìn)行的面談方法一起，為工作分析調(diào)研提供較為完整的工作信息。雖然一些員工可能會(huì)在工作分析面談過(guò)程中夸大某些工作的重要性，而對(duì)另一些不利于自己的活動(dòng)輕描淡寫。但是通過(guò)早期進(jìn)行的日記法進(jìn)行調(diào)研分析，查詢那些詳細(xì)的按時(shí)間排序的工作日志，就可以對(duì)這種信息扭曲的問題進(jìn)行糾正。一些員工還可以通過(guò)定時(shí)用隨身攜帶的錄音工具口述記錄他們正在進(jìn)行的工作來(lái)完成工作日志記錄。
互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用(Using the Internet)
在進(jìn)行工作分析時(shí)，無(wú)論是采用面對(duì)面的方式進(jìn)行調(diào)研的面談法還是采用觀察法都非常耗費(fèi)時(shí)間。尤其是要收集跨國(guó)公司分散在世界各地的員工工作信息時(shí)則顯得更加困難?；诨ヂ?lián)網(wǎng)的工作分析能夠很好地解決這類問題，跨國(guó)公司的人力資源管理部門可以將工作分析的調(diào)查問卷以及問卷填寫說(shuō)明通過(guò)公司的內(nèi)部網(wǎng)(intranet)發(fā)給分散在世界各地的員工，然后要求員工在特定日期之前將填寫好的問卷通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)再交回來(lái)就可以了。
推進(jìn)工作分析的進(jìn)程(Expediting the Job Analysis Process)
雇主通常使用工作分析調(diào)查問卷和面談的方式對(duì)員工進(jìn)行調(diào)查，收集一些工作分析所需的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)。然后，他們匯總來(lái)自不同部門、不同員工的數(shù)據(jù)來(lái)確定崗位的平均工作時(shí)間，例如，一位工作內(nèi)容比較有代表性的銷售助理，在每項(xiàng)特定業(yè)務(wù)操作上耗費(fèi)的工作時(shí)間是多少。
在進(jìn)行工作分析的過(guò)程中，需要向員工解釋工作分析的原因和實(shí)施的步驟，還要和一些工作崗位上的員工和他們的主管進(jìn)行面談，這些過(guò)程有可能耗費(fèi)幾天的時(shí)間。不過(guò)，想要將這個(gè)復(fù)雜的過(guò)程壓縮到3個(gè)到4個(gè)小時(shí)，實(shí)施一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)短的工作分析程序也是完全有可能的。實(shí)施這個(gè)簡(jiǎn)短程序的步驟包括：
- 感謝參與者的合作并進(jìn)行簡(jiǎn)短的介紹；
- 簡(jiǎn)短地介紹進(jìn)行工作分析的過(guò)程以及參與者在這個(gè)過(guò)程中所扮演的角色；
- 利用15分鐘的時(shí)間來(lái)確定被測(cè)試工作的內(nèi)容和范圍，與參與者在被測(cè)試工作的基本內(nèi)容上達(dá)成共識(shí)；
- 識(shí)別該工作的基本職能和職責(zé)范圍，例如有哪些“管理”或者“監(jiān)督”的職責(zé)；
- 通過(guò)使用活動(dòng)掛圖(flip chart)和協(xié)同軟件(collaboration software)，在每個(gè)職責(zé)范圍內(nèi)識(shí)別出工作所包含的具體操作內(nèi)容；
- 將識(shí)別出的工作任務(wù)清單打印出來(lái)，并讓每個(gè)參與工作分析過(guò)程的小組成員在上面簽字。
需要注意的是，通過(guò)收集職員工自我報(bào)告提供的工作分析數(shù)據(jù)會(huì)表現(xiàn)出很低的可靠性和一致性，而那些由工作分析員收集來(lái)的數(shù)據(jù)往往更加可靠。