在每一天做完“所有的事”是很重要的。如果對(duì)于什么是“所有的事”沒有明確的定義，我們就不可能做完它。倘若不能確保每天的工作都能夠完成，我們也不可能做完“所有的事”。
我們已經(jīng)知道，按照傳統(tǒng)的時(shí)間管理方式，我們無法根據(jù)一天的工作情況判斷出什么是“所有的事”。 既然無法確定，我們就不可能完成全部工作。
這樣導(dǎo)致的結(jié)果是當(dāng)我們感覺工作進(jìn)度開始落后時(shí)，很難弄清楚問題出在哪里。 因?yàn)閭鹘y(tǒng)的時(shí)間管理方法沒有給予我們客觀的衡量標(biāo)準(zhǔn)，我們只能從日漸強(qiáng)烈的忙碌感、緊張感以及越來越大的壓力當(dāng)中去感覺和判斷。
不過，如果使用“明天做”的方法，那我們每天的目標(biāo)就只是完成一天的工作量。 每天匯總當(dāng)天接手的任務(wù)，并在第二天采取行動(dòng)。有時(shí)候，你需要在當(dāng)天處理一些緊急事務(wù)，所以，你每天的工作內(nèi)容都是由當(dāng)天的緊急事務(wù)和前一天接手的任務(wù)組成的。這樣，對(duì)于“所有的事”我們就有了一個(gè)客觀的衡量標(biāo)準(zhǔn)：只要完成了當(dāng)天的工作而且沒有任何拖延的任務(wù)，就意味著我們跟上了工作進(jìn)度。在某些情況下，我們可能會(huì)落后一兩天，但還是能夠很快趕上進(jìn)度。 即便趕不上，也會(huì)知道是哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題，甚至還可以準(zhǔn)確計(jì)算出究竟落下了多少工作。
我自己的原則是：如果連續(xù)三天依然沒有趕上工作進(jìn)度，我就會(huì)啟動(dòng)“診斷程序”。 啟動(dòng)它很簡(jiǎn)單，但采取行動(dòng)卻未必容易。倘若你跟不上工作進(jìn)度，可能是出現(xiàn)了以下3個(gè)方面的問題：
- 工作效率低
- 工作量大
- 工作時(shí)間少
現(xiàn)在，我們需要進(jìn)一步明確出現(xiàn)上述情形時(shí)該怎么辦。
工作效率低
這里說的效率，是指你處理工作的平均速度。 想想看，在大多數(shù)情況下，當(dāng)你開始接手某個(gè)項(xiàng)目時(shí)，能否在第一時(shí)間就展開工作并快速完成呢？恐怕很難。原因很簡(jiǎn)單：如果你缺少規(guī)劃和目的性，缺乏方向感，總是被一大堆拖延的工作絆住手腳，那你就不可能實(shí)現(xiàn)高效率。 很可能是當(dāng)項(xiàng)目的截止日期即將到來，或者是在客戶因?yàn)閻阑鸲粩啻叽俚那疤嵯拢悴棚柺軌毫Χ坏貌患铀俟ぷ?。倘若只有在壓力下才能做好工作，你就很可能屬于效率很低的人?效率低更容易使你的工作進(jìn)度落后。
解決方案
利用封閉式清單展開工作，把性質(zhì)相同的任務(wù)集中處理，這會(huì)減少外來干擾，使你更加集中注意力。還要盡可能少做或不做那些不在當(dāng)日清單上的事項(xiàng)，把精力放到最重要的事情上。要不停地問自己： “我今天做了多少?zèng)]有記錄在清單上的事項(xiàng)？”記?。哼@是一門有效的工作技巧，要花些時(shí)間熟練使用它。
工作量大
效率當(dāng)然是越高越好，但終歸是有一個(gè)上限的。 我相信，本文提供的技巧能夠最大限度地提高你的效率，但如果你已經(jīng)到了效率的上限，那么這些技巧就基本上不會(huì)有多大幫助。
倘若任務(wù)太多，你很可能會(huì)按優(yōu)先次序排列。 但我必須提醒你：不能那樣做！否則，某些任務(wù)永遠(yuǎn)都不可能完成。 如果你有太多的工作，那不是任務(wù)的次序有什么問題——只是因?yàn)槟阌刑嗟墓ぷ?！你承?dān)的工作若與你的能力相匹配，那如何安排工作次序都是無關(guān)緊要的，你一定可以從容地完成工作。
解決方案
如果你有太多的工作，那是因?yàn)樗鼈儊碜蕴嗟呢?zé)任。所以，你需要關(guān)注的就是你的責(zé)任。 這個(gè)過程可能并不容易，需要作出許多艱難的決定和無奈的妥協(xié)——你無法回避這一事實(shí)。只要你有太多的工作，就不可能把它們?nèi)孔鐾辍虑榫褪沁@么簡(jiǎn)單！
解決問題的關(guān)鍵就是把精力集中于真正的工作——那些對(duì)推動(dòng)你事業(yè)、工作有力的任務(wù)。 你要致力于那些你有能力做好的工作。你還要經(jīng)常向自己提出一些尖銳的問題，比如： “我真的應(yīng)該做這件事嗎？”“我的工作到底是什么？”
工作時(shí)間少
令人驚奇的是，許多人總是給自己安排太多的工作，到最后才發(fā)現(xiàn)根本做不完。 以開會(huì)為例，它占用的時(shí)間絕不僅僅是會(huì)議本身，還需要為此作準(zhǔn)備，甚至還要搭上出差的時(shí)間，影響更大的是會(huì)議可能帶來更多的任務(wù)。有時(shí)候這些任務(wù)很重要，你必須要完成。不幸的是，隨著會(huì)議進(jìn)入關(guān)鍵時(shí)刻，你不知不覺地承擔(dān)起了更多的責(zé)任——你要是有時(shí)間仔細(xì)考慮一下的話，可能永遠(yuǎn)都不會(huì)承擔(dān)這些責(zé)任。
解決方案
人們很容易把近期日程安排得過滿，而未來幾周或幾個(gè)月都是干干凈凈的空白頁面，因此他們認(rèn)為時(shí)間充足。事實(shí)上，那些頁面并非空空如也，它們“排滿”了所有事先未作安排但必須完成的任務(wù)。 當(dāng)你給自己安排約見、會(huì)議等任務(wù)時(shí)，尤其要記住這一點(diǎn)。每周都要給自己留出一些相對(duì)固定，哪怕是少得可憐的機(jī)動(dòng)時(shí)間，這對(duì)你絕對(duì)大有幫助。
我提供的方法將使你清楚地知道，你處理那些每天接手的工作需要花多長(zhǎng)時(shí)間。在此之前，別忘留出“機(jī)動(dòng)時(shí)間”。如果你準(zhǔn)備長(zhǎng)期外出，就不要給自己安排那種你剛剛回來就需要馬上進(jìn)行的會(huì)見。
不要輕易地把“會(huì)議”這一項(xiàng)放到工作日志上，除非你真的認(rèn)為它值得你去。評(píng)價(jià)一次會(huì)議是否有價(jià)值，還要兼顧到時(shí)間成本。 當(dāng)你參加某次會(huì)議時(shí)，必須考慮到這些因素。
不久前我聽了一門特殊的課程，是專為那些準(zhǔn)備在日本創(chuàng)業(yè)的人舉辦的。 有一件事讓我記憶深刻——日本人對(duì)我們中國人一個(gè)根深蒂固的印象就是我們總有開不完的會(huì)議，而這些會(huì)議作出的唯一決定就是要舉行下一次會(huì)議。 所以說，千萬不要讓自己成為跌入“會(huì)議深淵”的人！