管理者在分配任務(wù)和工作時(shí)應(yīng)通過(guò)闡明角色和目標(biāo)的方式確保每位下屬了解工作中必須完成的職責(zé)、功能和活動(dòng)及期望的結(jié)果，因?yàn)榧词瓜聦倌芰軓?qiáng)、激勵(lì)水平很高，如果他不清楚個(gè)人責(zé)任和優(yōu)先級(jí)排序，也可能無(wú)法達(dá)成高水平的績(jī)效。闡明角色和目標(biāo)是指對(duì)計(jì)劃、政策和角色期望的溝通。闡明角色和目標(biāo)包括的主要行為類別有：①定義工作責(zé)任和要求；②設(shè)定績(jī)效目標(biāo)；③分配具體任務(wù)。其目的是為了指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作活動(dòng)，確保人們了解做什么、如何做。理解上的混亂會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤方向的努力、忽視重要職責(zé)，而熱衷于某些無(wú)關(guān)緊要的活動(dòng)。工作越是復(fù)雜和多維，就越難決定需要完成哪些工作。
當(dāng)工作單位成員中存在大量的角色模糊或角色沖突時(shí)，闡明角色和目標(biāo)的行為可能更重要。如果組織有明確的規(guī)則和制度指導(dǎo)工作如何完成，且下屬清楚地了解這些規(guī)則，或者下屬是訓(xùn)練有素的專業(yè)人士，具備獨(dú)立完成工作的專業(yè)技術(shù)訣竅，則闡明角色和目標(biāo)的重要性較低。
多項(xiàng)不同類型的研究發(fā)現(xiàn)，在闡明角色和目標(biāo)的行為與管理效能之間存在正相關(guān)關(guān)系。來(lái)自多項(xiàng)研究(包括一些現(xiàn)場(chǎng)實(shí)驗(yàn)研究)的證據(jù)表明，設(shè)置具體、有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)通?？梢愿纳瓶?jī)效。
闡明角色和目標(biāo)的行動(dòng)指南:
下面的行動(dòng)指南指出，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)如何向下屬有效分配任務(wù)并闡明其角色和職責(zé)：
1．清楚地解釋工作任務(wù)
在分派任務(wù)時(shí)，使用清晰、易懂的語(yǔ)言。如果涉及不止一項(xiàng)任務(wù)，一次說(shuō)明一項(xiàng)任務(wù)以避免混亂。說(shuō)明需要完成什么、應(yīng)該何時(shí)完成，并說(shuō)明期望員工達(dá)成的結(jié)果。向員工解釋在完成這類工作時(shí)，需要遵循的組織規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)程序。
2．解釋完成該任務(wù)的原因
除非原因顯而易見或時(shí)間極為緊迫，管理者應(yīng)解釋為何這項(xiàng)任務(wù)是必要的、重要的，以及為何你選擇特定員工來(lái)負(fù)責(zé)此事。了解一項(xiàng)任務(wù)的意圖，可以提高員工對(duì)任務(wù)的承諾水平，提升員工在面對(duì)阻力時(shí)的主動(dòng)解決問(wèn)題的意愿。
3．確認(rèn)員工理解該任務(wù)
要保持警惕，注意員工不理解上級(jí)指令或不愿按要求完成工作的跡象(如困惑的表情、遲疑的回答)。對(duì)于一項(xiàng)個(gè)人以往未承擔(dān)過(guò)的復(fù)雜任務(wù)，仔細(xì)詢問(wèn)下屬確保其真正理解是有益的。例如，可以詢問(wèn)員工打算如何完成工作。
4．就如何完成工作，向員工提供必要的指導(dǎo)
如果員工需要關(guān)于如何完成任務(wù)的指導(dǎo)，管理者應(yīng)以簡(jiǎn)單、清晰的語(yǔ)言說(shuō)明工作程序，一次僅說(shuō)明一個(gè)步驟。指出正確和錯(cuò)誤的程序，并解釋那些能表明程序是否正確的關(guān)鍵點(diǎn)。如果任務(wù)涉及的是短時(shí)間內(nèi)就能完成的可觀察程序，而員工缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，管理者應(yīng)向員工展示工作程序，并在員工完成工作時(shí)在一旁觀察，及時(shí)提供反饋和輔導(dǎo)。
5．解釋不同目標(biāo)或責(zé)任的優(yōu)先級(jí)排序
工作任務(wù)往往涉及不止一種類型的目標(biāo)，在多個(gè)目標(biāo)間可能需要權(quán)衡與妥協(xié)。例如，任務(wù)目標(biāo)可能同時(shí)涉及完成工作的數(shù)量和質(zhì)量，花費(fèi)過(guò)多時(shí)間完成一項(xiàng)目標(biāo)就可能危及另一項(xiàng)目標(biāo)。不存在簡(jiǎn)單的方法來(lái)確定目標(biāo)優(yōu)先級(jí)，但管理者應(yīng)思考該任務(wù)對(duì)工作單元和組織的重要性。管理者有必要向員工說(shuō)明不同目標(biāo)的相對(duì)重要性，并提供如何達(dá)成目標(biāo)間有效平衡的指導(dǎo)。
6．為重要任務(wù)設(shè)定清晰的目標(biāo)和完成期限
清晰、具體的績(jī)效目標(biāo)對(duì)于指導(dǎo)員工投入努力、提高工作激勵(lì)水平，通常很有幫助。目標(biāo)可能涉及單個(gè)下屬的績(jī)效，或者團(tuán)隊(duì)或工作單元的整體績(jī)效。管理者應(yīng)在考慮任務(wù)難度、下屬技能和可用資源的基礎(chǔ)上，設(shè)定有挑戰(zhàn)性、同時(shí)又是可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。對(duì)于需要在給定時(shí)間、日期內(nèi)完成的任務(wù)，為整個(gè)任務(wù)確定明確的截止日期，或者為每個(gè)重要步驟設(shè)置截止日期，都是有益的。