作為一名管理者，人們通常是根據(jù)你的工作業(yè)績來評(píng)價(jià)你這個(gè)人，工作業(yè)績?nèi)Q于你的行動(dòng)和決策，只有高效的會(huì)議才能產(chǎn)生這樣的行動(dòng)和決策。換句話說，你主持的會(huì)議的效率高低決定你工作業(yè)績的大小，從而決定你個(gè)人的聲譽(yù)。
一個(gè)會(huì)議是成功還是失敗，會(huì)議主持人的技巧水平是一個(gè)不可忽視的主要因素。然而，除此之外還有一個(gè)方面，那就是當(dāng)會(huì)議成功結(jié)束的時(shí)候，每個(gè)人都會(huì)記得這里面有你的功勞(當(dāng)然，不是指他們應(yīng)該說謝謝你)，假如會(huì)議進(jìn)行得快速有效的話，那你也將因此而聞名的。
你的會(huì)議準(zhǔn)備已經(jīng)很好的把你推向了一條成功之路，現(xiàn)在你已具備以下要素：
- 明確的目標(biāo)。
- 詳細(xì)而有效的議程，詳述每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)該達(dá)到的預(yù)期效果以及各項(xiàng)目的討論時(shí)間。
- 確定真正有必要參加會(huì)議的人員名單。必要的話，與會(huì)人還要認(rèn)真準(zhǔn)備一份簡潔的背景資料。
現(xiàn)在你就不需要擔(dān)心會(huì)遺漏什么要點(diǎn)了，只需又快又好地完成你的會(huì)議。
結(jié)構(gòu)
需要最先強(qiáng)調(diào)的是處理議程項(xiàng)目的方法。千萬不要沒頭沒尾的安排項(xiàng)目，這樣會(huì)使大家不知該何去何從。你應(yīng)該有條理的討論一個(gè)個(gè)項(xiàng)目，并確保每個(gè)人都能明白。有些人可以參與的多一些，而有些人可以到時(shí)候再通知，甚至根本用不著通知他們。
所以討論到銥個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，你可以請(qǐng)這方面最有權(quán)威，最具發(fā)言權(quán)的人來介紹或者是自己介紹。不管采用哪種方式，介紹都必須盡可能的簡潔，同時(shí)還必須包括以下方面：
- 提出議程項(xiàng)目的原因。
- 一份簡潔的背景材料。
- 將在會(huì)議上提出、討論并需要決議的項(xiàng)目。
- 問題兩個(gè)方面所引發(fā)的主要爭論。
- 會(huì)議可能采取的行動(dòng)。
介紹的時(shí)間不應(yīng)該超過一兩分鐘，你要把這一點(diǎn)向會(huì)議的其他與會(huì)人解釋清楚并且舉例說明。例如，介紹最新銷售宣傳冊(cè)上的議程項(xiàng)目的時(shí)候，你可以這樣說：
在九月的產(chǎn)品發(fā)布之前，需要有一個(gè)最新的銷售宣傳冊(cè)。同時(shí)，還必須決定如何優(yōu)化使用我們已有的各方面的資源。
舊的宣傳冊(cè)已經(jīng)過時(shí)了，而且有的員工抱怨舊的銷售宣傳冊(cè)內(nèi)容不夠全面。所以，我們就需要經(jīng)過周密的考慮，計(jì)劃怎樣最大限度地利用好手頭的預(yù)算。
一種觀點(diǎn)認(rèn)為，盡管設(shè)計(jì)應(yīng)該既簡潔又經(jīng)濟(jì)，然而銷售宣傳手冊(cè)還是內(nèi)容多一點(diǎn)，更加全面一點(diǎn)的好。另一種觀點(diǎn)則認(rèn)為，主要的宣傳手冊(cè)應(yīng)該做得簡略而精致，而詳細(xì)的產(chǎn)品信息可以以單色的樣本形式羅列出來作為補(bǔ)充，以滿足進(jìn)一步的信息需求。
所以，我們必須決定是采用做成一本詳細(xì)而樸實(shí)的小冊(cè)子，還是兩本小冊(cè)子的方式(一本是做工精致的概要，一本是價(jià)格便宜、黑白打印的詳細(xì)資料)。
我們還必須加緊準(zhǔn)備有關(guān)設(shè)計(jì)、 內(nèi)容和時(shí)間表的大綱，這樣才能很好的掌握整個(gè)計(jì)劃。
毋庸置疑，這個(gè)簡潔的介紹只會(huì)占用你很少一部分時(shí)間，但是卻能避免很多討論時(shí)可能出現(xiàn)的疑問和混亂。
介紹完了以后，有一個(gè)4步法可以幫助你控制好時(shí)間，從而繼續(xù)下面的會(huì)議：
- 審查依據(jù)。
- 討論含意。
- 得出結(jié)論。
- 形成決策。
審查依據(jù)。你必須把目前所有支持觀點(diǎn)的相關(guān)細(xì)節(jié)都檢查一遍。重要的資料需要提前分發(fā)，這樣到時(shí)候就不需要在會(huì)議上浪費(fèi)會(huì)議時(shí)間去閱讀資料。不過你必須提供數(shù)據(jù)、成本、宣傳冊(cè)的樣品版式，以及研究結(jié)果等等，所有的這些信息都將是會(huì)議所不可缺少的。
討論含義。這個(gè)時(shí)候，正式的討論才真正開始。在會(huì)議召開之前，所有依據(jù)的資料都已經(jīng)準(zhǔn)備就緒了，所以現(xiàn)在要做的就是，聽取各種看法和意見。并且討論其中的含義。
得出結(jié)論。一旦會(huì)上該說的事都討論完畢，如果沒有受到任何約束的話，人們有可能開始重復(fù)自己要說的活。所以當(dāng)你意識(shí)到每件有益的事已經(jīng)討論完畢，就應(yīng)該敦促團(tuán)隊(duì)就最作的行動(dòng)方針的意見達(dá)成一致。
形成決策。總結(jié)結(jié)論以及由其衍生的行動(dòng)要點(diǎn)，并做好記錄。
作為會(huì)議主持人，你的工作之一就是確保整個(gè)團(tuán)隊(duì)按照程序討論每個(gè)議程的項(xiàng)目。不管什么時(shí)候，只要他們稍微偏離會(huì)議主題，就必須馬上提醒他們，會(huì)議進(jìn)行到了哪一步，這一步本應(yīng)該是傲什么的。可以這樣說：“請(qǐng)繼續(xù)討論，我們還沒有聽取完所有的觀點(diǎn)，所以現(xiàn)在還不能做出最后的結(jié)論?！被蛘哒f“我們已經(jīng)很清楚這些情況了，所以不必再就事實(shí)進(jìn)行討論了，接下來我們需要討論它們的具體含義。”
你必須牢牢地把握好會(huì)議的局面。你如果縱容在會(huì)議上出現(xiàn)的無意義行為，并導(dǎo)致時(shí)間被肆意的浪費(fèi)，也就意味著你在鼓勵(lì)別人也這么做。所以一定要保證成員們的討論不要偏離會(huì)議的中心議題?？傊?，就是要外柔內(nèi)剛，既要態(tài)度堅(jiān)決又不能咄咄逼人。
有一點(diǎn)要注意的是，你要時(shí)不時(shí)地插入或是介入會(huì)議，確保大部分的與會(huì)人員都有機(jī)會(huì)發(fā)言，或者如果你認(rèn)為某人的意見可能會(huì)有價(jià)值、不妨邀請(qǐng)他發(fā)表一下自己的看法。當(dāng)團(tuán)隊(duì)存在爭議或是會(huì)議討論有些混亂的時(shí)候，你可以中途插入一個(gè)總結(jié)。
你當(dāng)然不想浪費(fèi)時(shí)間，但是假如你有一個(gè)合理的議程，并且把握了會(huì)議的控制權(quán)的話，你完全可以按時(shí)進(jìn)行會(huì)議，大家就不會(huì)覺得這是個(gè)匆忙的會(huì)議，從而也就不會(huì)有倉促做出決議的感覺。
控制時(shí)間
我們?cè)賮碛懻撃愕墓ぷ鞯牧硪粋€(gè)主要部分。你并不希望別人浪費(fèi)他們的時(shí)間，所以你的會(huì)議需要在一種緊迫而不慌亂的氣氛下進(jìn)行。
要達(dá)到上面的效果，第一步就是要確保會(huì)議按時(shí)召開。假如每個(gè)會(huì)議開始的時(shí)候，總是要磨蹭十分鐘人們才陸續(xù)出現(xiàn)在會(huì)場，這怎么能制造出那種緊迫的氣氛呢？你難道不討厭這種現(xiàn)象嗎？解決這個(gè)問題的辦法很簡單。你只要按時(shí)召開會(huì)議就行了(當(dāng)然，你自己必須做出榜樣)。不管什么人，只要到開會(huì)時(shí)間他還沒到會(huì)場，就失去了參加會(huì)議的資格。還有，假如那些遲到的人最后趕來了，你也不要打亂你的計(jì)劃，為了他們?cè)僦匦聛硪槐椋寒?dāng)他們看到會(huì)議記錄的時(shí)候，他們就會(huì)明白這是怎么一回事了。很快的，每個(gè)人都知道應(yīng)該準(zhǔn)時(shí)參加你的會(huì)議。
匯報(bào)篇幅冗長或是在會(huì)議當(dāng)堂分發(fā)資料，這些在實(shí)際中都是普遍存在的，但卻很浪費(fèi)時(shí)間。僅僅由于他們行動(dòng)的不一致，就導(dǎo)致資料不能隨議程一起分發(fā)下去。你決不能容許這種情況發(fā)生，除非是有不得已的理由，比如有些項(xiàng)目不得不過些時(shí)候才能做好補(bǔ)充，那就把它們留到下次會(huì)議再討論。這樣一來，大家在會(huì)議上討論起來也就不會(huì)感覺缺乏準(zhǔn)備了。
直到會(huì)議的總方針被確定了，你就可以通過多種方式鼓勵(lì)大家控制時(shí)間：
- 堅(jiān)持正題。假如會(huì)議一貫不允許偏題、嬉笑和一些不相關(guān)事的存在，大家就不會(huì)把這些現(xiàn)象帶到會(huì)議上來。只要態(tài)度堅(jiān)決，以后處理就順利多了。順便說一句，這并不是意味會(huì)議要排斥幽默，因?yàn)樵跁?huì)議上幽默的作用是很大的，只是不要因此而偏離正題。
- 向他們提示時(shí)間。比如可以這樣說：“這個(gè)項(xiàng)目我們只有10分鐘的時(shí)間，所以我們需要抓緊得出結(jié)論?！?/li>
- 如果你自己的行為能夠做到簡潔，大家將會(huì)把你作為榜樣(當(dāng)然不是所有的時(shí)候都這樣，但是大部分的時(shí)候應(yīng)該如此)。
- 采用一種有力并且緊迫的語調(diào)，讓人家知道你正在把握著會(huì)議的進(jìn)程。
- 用你的肢體語言加快大家的行動(dòng)，比如：探過身去，目光緊緊注視發(fā)言人，聽取他的觀點(diǎn)，揚(yáng)揚(yáng)你的眉毛或是連連點(diǎn)頭示意等等。
你要確保所有的議程項(xiàng)目的討論都能達(dá)到預(yù)期的效果。假如由于某些原因而做不到的話，果斷的放棄這些項(xiàng)目，以便繼續(xù)進(jìn)行會(huì)議。如果某個(gè)項(xiàng)目具有下列特點(diǎn)，就應(yīng)該將其放棄：
- 得出結(jié)論所需要的依據(jù)不足。
- 你需要參照缺席人的意見和看法。
- 人們需要更多的時(shí)間來考慮這個(gè)問題，井且和其他同事進(jìn)行商討。
- 情況在向與你的決定相反的方向變化。
- 在會(huì)議上你沒有充分的時(shí)間考慮議題。
- 很顯然，在會(huì)議以外能更快更好的解決這個(gè)問題。
出現(xiàn)以上任何一種情況，你就需要停止討論這個(gè)項(xiàng)目，進(jìn)而討論其他有建設(shè)性的工作內(nèi)容，以保證我們的工作始終在前進(jìn)一一比如商定下次會(huì)議之前需要分發(fā)的材料內(nèi)容或者安排另一次會(huì)議，諸如此類。
會(huì)議記錄
如果所有人在會(huì)議結(jié)束離開的時(shí)候。感覺會(huì)議跟沒召開過一樣的話，那么這次會(huì)議就是在浪費(fèi)時(shí)間?？赡芩麄兌颊J(rèn)為其他的人將會(huì)采取行動(dòng)，也許他們還沒有意識(shí)到大家已經(jīng)做出了最后決定，會(huì)議進(jìn)行了些什么，接下去該做什么，部必須一清二楚，這點(diǎn)非常重要，這就是會(huì)議記錄應(yīng)該包括的內(nèi)容。
不管是誰做的會(huì)議記錄，它應(yīng)該由你來負(fù)責(zé)的。記錄不需要很長，但是一定要做到使人一目了然。會(huì)議記錄的主要內(nèi)容有以下內(nèi)容：
- 會(huì)議召開的日期、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人。
- 出席會(huì)議的人員名單、缺席人的原因、遲到或早退者的具體時(shí)間。
- 所有討論過的議程項(xiàng)目名稱、對(duì)于每個(gè)項(xiàng)目的主要意見、決定或是行動(dòng)要點(diǎn)以及執(zhí)行對(duì)應(yīng)行動(dòng)的負(fù)責(zé)人名單。
- 會(huì)議結(jié)束的時(shí)間。
- 下次會(huì)議召開的日期、時(shí)間、地點(diǎn)。