1.即時信息
提供背景脈絡(luò)資訊
你覺得十萬火急而且了若指掌的事，對別人來說可能不是如此。請盡量提供適當(dāng)而且足夠的背景脈絡(luò)資訊，才能讓雙方討論沒有障礙：「我現(xiàn)在正在把訂單收尾定案，你記不記得Acme公司的聯(lián)絡(luò)負責(zé)人叫什么名字？」「我在做公司簡報，你記不記得我們?nèi)ツ晷缕噶硕嗌偃?？」「我在決定交通方式，你會跟我們一起去吃午餐嗎？」
問題不要超過三個
要記得，即時信息是用來得到立即的答案、讓事情繼續(xù)，而不是拿來討論合作的工具。如果后續(xù)的問題會超過兩個，還是打電話吧。
2.手寫便條
如果是當(dāng)作需求建議書（RFP）、在訪談或面試后要再有個追蹤，或是特別感謝某個同仁組員，傳統(tǒng)的手寫便條會是個好選擇，而且通常這時候并不需期待對方有所回應(yīng)。便條可以吸引對方的注意力、得到競爭優(yōu)勢，并且?guī)砬楦羞B結(jié)。一張手寫的「會開得太棒了！」便利貼，效果可能會遠比電子郵件來得更長久。而且，便條的說服力可能超乎想像，提醒的效果也比較高（特別是親手送達的話）。但當(dāng)然還是要有限度，真正特殊的時候才手寫便條，可別在平常就把別人的桌子給貼滿了。也要記得：
字跡必須清楚易讀
盡可能寫得清楚明白，也就是該簡短一點。
該寫就立刻寫
有些人想有更正式的回應(yīng)，于是覺得不該現(xiàn)在寫便條。但在這種情況，手寫便條可以做為開場，像是「很快會送上正式謝函」，就能很得體地抓住別人的注意力。（但可別忘了真的要送正式謝函。）
3.電話
如果要講的事很多、或是牽涉到敏感話題，與其用電子郵件不斷往返，還不如用電話快速講一講、或是直接見個面。而如果需要多方參與，這時候可能就該安排更有架構(gòu)組織的會議或是電話會議。打電話、見面或開會溝通要順暢，有以下秘訣：
讓對方有足夠準備時間
要讓對方有時間想好完整的回應(yīng)，也要有充分的發(fā)言時間。如果對方正在趕截止期限，或是正要去見客戶，最好晚點再談。
提供背景脈絡(luò)資訊
想讓對方快速進入狀況，通常需要提供人、事、時、地、原因等資訊。這和寫信的時候不太一樣，講話反而可以有更多發(fā)揮空間。
4.電子郵件
慎選收件人
在「收件者」和「副本」這兩欄要放對人。那些該知道情況、但不需要有動作或回應(yīng)的，就該放在「副本」。此外也要小心「回覆所有人」這個功能，這無疑是最常被濫用的電子郵件功能之一。只有在回信內(nèi)容真的和信件串所有人都相關(guān)的時候，才能使用。
編寫信件主旨的時候，請考慮「未來能夠搜尋」
這種事總會發(fā)生，所以信件主旨最好能把該做什么事、截止日期都放進去。我們有一位客戶，就會在主旨開頭寫上「IO」（InformationOnly，僅供參考）或是「AR」（ActionRequired，需要行動），像是這樣：「IO：第一季摘要報告。」你也可以自由把主旨修改成信件串當(dāng)時需要的格式，像是如果已經(jīng)完成了「會議摘要」，就能把主旨改成「下一階段任務(wù)于周四前完成?！?/p>
抓住重點
在信件開頭，記得先用兩句話簡單扼要寫出重點。像是「我不確定下一步該做什么，可以請你在明天下午三點幫我審一下這個新提案嗎？」，接著再談細節(jié)。因為你不能確定對方讀信的時候是不是電話講到一半、或者只是用開會空檔讀信，所以重點務(wù)必清楚。
簡要為上
電子郵件太長，就會讓人很有壓力，在智能手機的熒幕尤然。枝微末節(jié)的資訊就該省掉，好讓重點信息能更突出。
在今天的職場上，「能夠順利傳達重點」的必要性愈來愈高，而這也代表必須對自己選擇的溝通方式負責(zé)，包括溝通用的形式、以及溝通時的用字。別忘了，講到商業(yè)寫作，重點是要得到所需要的回應(yīng)。盡量讓對方容易回覆，就能帶來雙贏。