1.在開會前讓與會人員完成準(zhǔn)備工作——在正式開會之前，讓大家進(jìn)入會議狀態(tài)
讓每個團(tuán)隊成員都在開會之前對會議主題進(jìn)行思考。這樣做不但可以讓每個團(tuán)隊成員都深入明了會議主題，甚至還有助于讓所有成員在會議上提出最好的想法和見解。
讓每個團(tuán)隊成員都提前幾天開始入手準(zhǔn)備。能夠向大家提出一個與會議密相關(guān)的問題，接著讓他們填寫自己的答案，帶上他們的筆記記錄會議。
關(guān)于會議準(zhǔn)備工作的問題應(yīng)當(dāng)假定問題已經(jīng)獲得解決——換句話說，要把情境設(shè)定在未來。有人在下面舉例了一些有關(guān)指導(dǎo)準(zhǔn)備工作的問題，面對的是3種不同類型的解決問題型會議。在這些問題的基礎(chǔ)上進(jìn)行改進(jìn)，讓它們能夠契合你的會議要求。
面對解決內(nèi)容型和流程型問題的會議，到底該怎樣準(zhǔn)備問題呢?
比如，假定一個電話服務(wù)部門需要征詢同事的意見，看看怎樣才能提高部門的服務(wù)水平，管理者應(yīng)當(dāng)提出這樣的問題：
假如在過去的一年當(dāng)中成績突出，還從顧客那里得到了相當(dāng)積極的反應(yīng)，說明你們提供的服務(wù)在一年中一直處在先進(jìn)水平。
?你們實(shí)際進(jìn)行了哪些工作才獲得了今天的成績?
?你們面對著哪些問題和挑戰(zhàn)?
?你們怎樣解決這些問題，怎樣面對這些挑戰(zhàn)?
面對安排團(tuán)隊計劃的會議，應(yīng)當(dāng)怎樣準(zhǔn)備問題?
面對那些需要在會議上安排團(tuán)隊計劃的情況，人們可以使用相似的形式來準(zhǔn)備問題。比如：
3年前，大家一起給團(tuán)隊安排了一個戰(zhàn)略策劃。盡管大家在實(shí)際的運(yùn)行過程中需要不斷做出改變，但是總體而言，整個策劃的效果還是相當(dāng)理想的。當(dāng)時，大家確定了團(tuán)隊的優(yōu)勢和劣勢，還有未來3年面對的機(jī)會。另外，大家還確定了在通往成功的道路上可能遇到威脅。
?你們利用了哪些優(yōu)點(diǎn)，讓方案在過去3年中實(shí)施成功?
?你們發(fā)現(xiàn)了哪些缺點(diǎn)，又是怎樣彌補(bǔ)這些錯漏的?
?你們發(fā)現(xiàn)自己的團(tuán)隊面臨著什么機(jī)會？又是怎樣最大限度地利用這些機(jī)會的?
?你們在通往成功的道路上，遇到了什么威脅？你們當(dāng)時使用了哪些決策成功地面對這些威脅?
?在過去的一年中，你們怎樣確定應(yīng)該進(jìn)行哪些改變由此保證計劃的成功實(shí)施？你們又是怎樣進(jìn)行這些改變的?
有關(guān)培養(yǎng)團(tuán)隊成員工作能力的會議，又應(yīng)當(dāng)怎樣準(zhǔn)備問題呢?
有關(guān)培養(yǎng)團(tuán)隊成員工作能力為目的的會議，你能夠把下面列舉的問題進(jìn)行修訂，來滿足自己的特別需要(注意，這個會議召開的時間是8月)：
假如現(xiàn)在已經(jīng)到了11月。你們在8月的時候召開了一次有關(guān)人員培訓(xùn)和自我發(fā)展的會議，打算通過這次會議讓每個團(tuán)隊成員都能更好地操作新的系統(tǒng)。當(dāng)時，會議由小李主持，他是他們企業(yè)內(nèi)部的專家。
?你們每個人為會議的成功做出了什么貢獻(xiàn)?
?你是怎樣幫助小李成功組織會議的?
?你們最后是怎樣在衡量成功的標(biāo)準(zhǔn)上統(tǒng)一意見的?
沒錯，這種立足于培訓(xùn)團(tuán)隊成員工作能力的會議通常需要專業(yè)人士投放很多精力，由于在那些你希望自己的團(tuán)隊成員有所發(fā)展的方面，他們已經(jīng)在這些方面相當(dāng)有競爭力了。你覺得自己的團(tuán)隊成員進(jìn)步的空間越大，全部會議的指導(dǎo)意義越需要確定?？墒?，假如提前跟參會人員提問以上準(zhǔn)備問題，會為促進(jìn)全部會議進(jìn)行的發(fā)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。
2.明確會議的流程
假如你第一次組織解決問題型會議，聚集了全部的團(tuán)隊成員。你被提拔為管理者，但是從來沒有安排過這種會議。團(tuán)隊成員對你不夠認(rèn)識，并且之前也從來沒有參與過這樣的會議。在這種情況下，你就需要和團(tuán)隊成員開展討論，由此明確會議推進(jìn)者需要發(fā)揮的作用。在初次會議中，會議推進(jìn)者很自然地需要由你來擔(dān)任。但在之后的會議中，你也許會讓某個團(tuán)隊成員或某幾個團(tuán)隊成員來負(fù)責(zé)促進(jìn)會議進(jìn)程的任務(wù)。這樣，第一次有關(guān)會議基本程序的討論就相當(dāng)重要。比如，你能夠在會議剛開始的時候，就向團(tuán)隊成員提出以下的問題：
?回想一下你參加過的會議和培訓(xùn)，思考那些讓你覺得獲益良多的會議和培訓(xùn)：
會議的推進(jìn)者或培訓(xùn)者做了什么事情?
參與人員做了怎么事情?
?讓團(tuán)隊成員盡快填寫他們的答案，然后從中選擇出你認(rèn)為對全部會議最為重要的因素，可以從兩個因素出發(fā)：
從推進(jìn)者的角度出發(fā)。
從參加人員的角度出發(fā)。
把每個人的觀點(diǎn)都列入?yún)⒖挤轿唬又谐鰞煞菝麊危ㄗ詈貌捎没铐摷?，因?yàn)樵谝院蟮臅h中也能夠用到）。確保在整個會議進(jìn)程中一直堅持你作為推進(jìn)者建造的基本流程。一旦其他成員開始出現(xiàn)偏題的可能，就應(yīng)當(dāng)立刻用活頁紙?zhí)嵝阉麄儯崾舅麄冎按_定的那些基本程序。
將這份基本程序予以保留，方便在以后的會議中再次使用。開展每次會議時，你都要和團(tuán)隊成員確定一下，看看是不是所有人都同意這個基本程序，還是有些人想要對基本程序進(jìn)行一些改變。
慢慢地，你就會發(fā)現(xiàn)基本程序是多么重要。比如，在會議剛開始的時候就開展有關(guān)基本程序的討論，這就寓意著在開始進(jìn)入會議主題之前，就已經(jīng)讓整個團(tuán)隊參與到?jīng)Q策制定的過程中來。事實(shí)上，這個舉動本身也涉及了流程管理，流程管理是有效組織會議的先決因素。
3.在會議開始時就讓與會人員參加到討論中來
開場白要簡潔明了，避免長篇累牘。簡短的開場白之后，就果斷進(jìn)入有關(guān)基本程序的討論中。必須要保證所有團(tuán)隊成員在會議初期就有參加討論的機(jī)會。你也許會發(fā)現(xiàn)，那些外向型員工會立即參加進(jìn)來，因此，要盡快讓那些內(nèi)向型的員工也加入到討論之中，這一點(diǎn)是相當(dāng)重要的。如果想要達(dá)到這一點(diǎn)，有一個辦法就是向那些寡言少語的員工進(jìn)行提問。比如，你能對一個人說：“XX先生，有關(guān)準(zhǔn)備問題你如何回答？你能否和大家詮釋一下你的定論是什么?”
有關(guān)調(diào)動團(tuán)隊成員參與熱情的3個方法如下：
（1）為了讓團(tuán)隊成員最大可能地參加進(jìn)來，能夠讓團(tuán)隊成員以小組為單位展開討論，然后在整個團(tuán)隊范圍內(nèi)進(jìn)行討論或反應(yīng)。假如團(tuán)隊的規(guī)模太大，這個方法的優(yōu)點(diǎn)就會脫穎而出，因?yàn)檫@樣做可以讓每個團(tuán)隊成員在會議最初就能參加到活動中。比如，你能將整個團(tuán)隊劃分成幾個小組，再讓每個小組開展有關(guān)準(zhǔn)備問題的答案。讓他們在5分鐘之內(nèi)列出3點(diǎn)內(nèi)容，再向整個團(tuán)隊開展匯報。
（2）在會議進(jìn)行時，應(yīng)當(dāng)征詢所有團(tuán)隊成員的意見，再把它們?nèi)苛性诎装迳匣蚧铐摫旧?。請注意，將所有團(tuán)隊成員的意見依次羅列出來是相當(dāng)重要的。首先，每個人都能對別人的觀點(diǎn)一清二楚；其次，這樣做有助于吸引團(tuán)隊成員的興趣，讓所有成員專心一致，同時還能防止會議偏題。
（3）并非每個人都能夠表現(xiàn)自己，并非每個人都能侃侃而談，把他的觀點(diǎn)詮釋得明明白白。開展準(zhǔn)備工作對那些表達(dá)能力相對薄弱的人有所幫助——能夠邀請全部的團(tuán)隊成員一起分享他們事先準(zhǔn)備的答案，因此對整個會議回饋他們的力量。然后，你就能夠給幫助那些不善于表達(dá)自身的成員予以援手，采用提問的方式讓他們面對某個方面細(xì)致地說明他們的觀點(diǎn)。
4.采用提問的方式讓群眾開展積極的討論
你應(yīng)當(dāng)先把這些問題準(zhǔn)備好。通常情況下，建議大家準(zhǔn)備能夠在會議上提出的15個問題。為何是15個而不是14個或是13個？沒有什么研究結(jié)果能夠證明這個數(shù)字，也沒有什么科學(xué)道理可講?？墒前凑斩嗄甑慕?jīng)驗(yàn)，你在會議上不但要問出優(yōu)秀的問題，同時還要防止被有些參會成員問得無話可說。必須記得，你才是會議進(jìn)程的促進(jìn)者，所以團(tuán)隊成員也許會提出很多問題，在會議的全部過程中，群眾的討論會非常熱烈。
除了你準(zhǔn)備的問題之外，還有相當(dāng)程式化的問題和話語，你一定要熟練。這些問題或話語不但能夠幫助與會人員更加投入地參與到整個討論過程中來，同時還能夠讓討論的消息更加真實(shí)。
5.常常對會議的進(jìn)程有所總結(jié)
防止在會議的進(jìn)行過程中偏題是相當(dāng)重要的。這可以充分表現(xiàn)會議組織者優(yōu)秀的流程掌控能力。
在會議進(jìn)行中，把大家統(tǒng)一定論的觀點(diǎn)依次寫在活頁本上，再把這些觀點(diǎn)張貼整理，讓所有與會成員都能夠看見。這樣，就可以讓大家明白會議重點(diǎn)在什么地方，同樣也能夠總結(jié)會議內(nèi)容。作為會議的推進(jìn)者，你也能通過這個舉動而取得一些益處，因?yàn)槟憧梢越?jīng)常地回溯這些觀點(diǎn)，提示大家到底談到了什么內(nèi)容，同時強(qiáng)調(diào)大家已經(jīng)統(tǒng)一定論的重要觀點(diǎn)。
6.鼓勵團(tuán)隊成員負(fù)責(zé)最終決策
假如所有與會人員都全部通過了一個意義深遠(yuǎn)并切實(shí)可行的方案，那么：
（1）必須要確定這個方案以總結(jié)的方式依次列明在活頁紙上。
（2）在每張活頁紙上再增加兩個豎行，一個豎行明確行動實(shí)施的具體時間，另外一個豎行明確行動實(shí)施的負(fù)責(zé)人員；在實(shí)施決策的過程中，最好讓所有的團(tuán)隊成員都參加進(jìn)來，這點(diǎn)是無須置疑的。
（3）在第一豎行，就是時間這行，讓團(tuán)隊成員為每個目標(biāo)的完成時間確定一個具體時間；假如全部團(tuán)隊成員都就時間達(dá)成統(tǒng)一，再讓你的團(tuán)隊成員毛遂自薦地承擔(dān)職責(zé)，確保決策中的條例都會得到實(shí)施，最后，把這些成員的名字填到“人員”這個豎行。
（4）在完成這個工作后，人們實(shí)際上就能夠通過會議找到了處理某個問題的具體行動細(xì)則；應(yīng)該把這個行動細(xì)則整理規(guī)劃，形成書面文件，最后在會議結(jié)束后立即分發(fā)給所有團(tuán)隊成員。
必須注意：一定要防止避免“上級分配”問題，所有管理書籍幾乎都在支持由團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)者給團(tuán)隊其他成員分配任務(wù)，但解決問題型會議能夠讓其他團(tuán)隊成員也有“感受領(lǐng)導(dǎo)者職位”的機(jī)會。團(tuán)隊成員能夠使用這個機(jī)會，把你的名字寫進(jìn)“人員”一欄，讓你負(fù)責(zé)一個事項的具體操作。
身為團(tuán)隊的領(lǐng)導(dǎo)者，假如你在組織問題解決型會議的過程里，發(fā)現(xiàn)你的名字在“人員”這一欄的前三條中出現(xiàn)了3次，你就能夠這樣說： “好，我可以負(fù)責(zé)這3件事，但是其他的，不在負(fù)責(zé)范圍之列。假如其他方面還需要負(fù)責(zé)，那就自己去做這3件事?！?/p>