許多管理者因時常受到打擾而不得不中斷自己的工作，在這方面管理者有很大的效率改善空間。依據(jù)干擾的程度有兩個具有代表性的例子：第一個例子是典型的電子郵件洪流，很多管理者每天都湮沒其中。有些管理者告訴我，他每天會收到150封郵件。解決方法很簡單，只需一點決心。
我所相識的一位經理人在公司內的任職近期發(fā)生了調整。在他的公司里，在發(fā)送郵件時通常會抄送給發(fā)件人的領導或收件人的領導，甚至雙方的領導，以便形成推進的壓力。這位經理人在調職后用了兩個星期的時間閱讀每一封發(fā)送給他的郵件，如果他發(fā)現(xiàn)郵件中沒有什么重要內容，他會做出如下回復：
尊敬的女士/先生：
您為什么要把這封郵件發(fā)送給我呢？
祝好。
兩個星期之后，他收到的郵件明顯減少了。但那些對他而言重要的郵件卻仍然一封不少。此外，你在得到一臺新電腦后，第一件事情就應該是關閉郵件軟件中的新郵件通知窗口。每隔兩小時集中收取郵件，會使你在這其間擁有足夠的時間專心工作。
第二個例子是在辦公室中隨時出現(xiàn)的干擾。很多部門存在“歡迎來敲門”的原則，任何人可以在任何時間來老板的辦公室提出自己的需求。這種做法對于管理者的時間管理來說無異于自殺行為。作為管理者，你需要不受打擾的工作時間，專注于處理重要事務。因此，與你身邊的人協(xié)商出一個明確的標志，用它來表示不便打擾的狀態(tài)（如門上掛一個“處理重要工作，請勿打擾”的牌子）。在此期間，讓別人代接電話，關閉手機。這聽上去好像陳詞濫調，但在實際中卻很少能夠得到執(zhí)行。
對于隨時出現(xiàn)的員工、同事和領導的來訪，你可以通過下面4個問題更好地進行評估。
1.你想和我討論些什么？
2.目標是什么？
3.就此我們需要多長時間？
4.我需要進行準備嗎？
這些問題可以幫助你決定，是現(xiàn)在馬上進行討論還是與對方約定一個對你而言更加方便的時間。重要的是，不要出現(xiàn)以下的情況：員工回答說需要大約5分鐘時間來討論一個問題，結果15分鐘還沒有講清楚事情的始末，就更別提就此與你進行討論了。你要在5分鐘過后將他打斷，吿訴他，現(xiàn)在時間已經到了。之后你可以繼續(xù)聽下去，直到最后，友善并明確地告訴他，他實際占用了多少時間，而你希望在下一次詢問需要多少時間時，能夠得到一個更加準確的時間估算。如果你能讓別人知道，他們需要告知你實際要占用的時間，這樣，你就可以更好地進行計劃和工作了。
這里只是兩個常見例子。管理者可以自己思考一下，你經常遇到的是哪種類型的干擾，可以做出哪些改進？