信息技術(shù)以多種途徑強(qiáng)行占用了我們的時(shí)間，而我們卻忘了使用數(shù)字化工具原本是為了讓生活更輕松。倘若使用得當(dāng)，生活的確會(huì)更輕松。筆者從事信息技術(shù)運(yùn)用研究20年，發(fā)現(xiàn)以毒攻毒之法非但可行，且勢(shì)在必行。
當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，“關(guān)機(jī)”一途并不可行。諸多工作、溝通和社交活動(dòng)皆通過(guò)電子設(shè)備進(jìn)行，少有人能承擔(dān)在工作日長(zhǎng)時(shí)間離線的結(jié)果，甚或連晚上和周末也不例外。 塔塔通信（Tata Communications）最近一次調(diào)查顯示，在美國(guó)、歐洲和亞洲，人們每天花在網(wǎng)絡(luò)上的平均時(shí)間超過(guò)5小時(shí)，64%的人在無(wú)法聯(lián)網(wǎng)時(shí)感到焦慮。
品牌及市場(chǎng)營(yíng)銷機(jī)構(gòu)Element Three創(chuàng)始人兼總裁蒂芙妮·紹德（Tiffany Sauder）知道“始終保持在線”這個(gè)要求對(duì)于正在發(fā)展的公司的高管而言是何等挑戰(zhàn)。自2011年大獲成功、簽下一位大客戶后，她便做好準(zhǔn)備要為公司和自己打造更高的公眾認(rèn)同度。她知道自己需要開(kāi)始用推特，但打造社交媒體形象對(duì)一個(gè)已然被各種信息淹沒(méi)的人來(lái)講不啻于又一件苦差?！半娮余]件簡(jiǎn)直是噩夢(mèng)，”她說(shuō)，“感覺(jué)就像我在為收件箱工作，不是為我自己工作。”
蒂芙妮的問(wèn)題不在于信息技術(shù)，而在于她的使用方法。她與筆者見(jiàn)過(guò)的許多高管一樣，不會(huì)自行尋找專為提高在線交流專注度和效率而設(shè)計(jì)的工具。
第一步，你要摒除“保持跟進(jìn)”迷思——“保持跟進(jìn)”意即你可以處理所有電子郵件、閱讀媒體上所有的重要信息，在社交網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布有見(jiàn)地的內(nèi)容，并且從不出錯(cuò)。千萬(wàn)別這么想。你的目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是將自己接收的信息分類并設(shè)限，精簡(jiǎn)閱讀，只對(duì)重要信息進(jìn)行回應(yīng)和分享。
舉個(gè)例子，電子郵件幾乎都不需要立即予以注意，而一些行業(yè)新聞與你的工作全不相干。為收件箱設(shè)限可能有些困難，尋求筆者建議的多數(shù)人都十分擔(dān)心會(huì)錯(cuò)過(guò)一些東西。但他們著手過(guò)濾掉垃圾信息后便發(fā)現(xiàn)，自己能夠更高效地與客戶和同事交流、跟進(jìn)行業(yè)動(dòng)態(tài)、樹(shù)立社交形象，而這一切所需的時(shí)間投入并不多。
電子郵件可能是最易引人分心的存在之一。倘若你的收件箱總是塞滿郵件，或者你忙于回復(fù)郵件而無(wú)暇完成其他工作，那么借助工具自動(dòng)完成一部分整理郵件的工作將大有裨益。Outlook、Gmail及其他許多主流電郵工具都可以設(shè)置郵件過(guò)濾條件，確保只有最必要的郵件能寄達(dá)收件箱。你可以設(shè)置將不太緊急的郵件自動(dòng)歸檔至其他文件夾，以待稍后查看。
無(wú)須立即查看的電子郵件包括新聞、購(gòu)物收據(jù)、公司內(nèi)部通知、社交媒體通知、抄送的郵件乃至已在日歷上有標(biāo)記、不必從郵件中查看的會(huì)議邀請(qǐng)。記住，這些信息并未消失，而是存放在其他文件夾里待你方便時(shí)查看。每天或每周安排一個(gè)小時(shí)瀏覽這些郵件，頻率依其具體內(nèi)容而定。
過(guò)濾電子郵件會(huì)為你對(duì)收件箱的郵件進(jìn)行分類查閱提供便利。如果擔(dān)心會(huì)有重要信息被誤判為垃圾郵件，你可以定期瀏覽所有郵件（在Gmail中選擇“所有郵件”，或在上方搜索欄中鍵入字母“a”以顯示全部郵件）。
至于新聞，自動(dòng)化也能提供同樣的便利。多數(shù)人廣泛關(guān)注各種內(nèi)容產(chǎn)出方、意見(jiàn)領(lǐng)袖和話題，但如果你在網(wǎng)絡(luò)上亂逛、瀏覽許多不必讀的社交媒體狀態(tài)或文章，那就是浪費(fèi)時(shí)間。你可以利用新聞閱讀應(yīng)用如feedly、Flipboard或Reeder收集與自己相關(guān)度最高的內(nèi)容。
你可以關(guān)注或訂閱最感興趣的新聞源、博客和話題討論，通過(guò)新聞應(yīng)用一次性獲取所需內(nèi)容，然后每天或每星期留出一段時(shí)間專門閱讀。
倘若你十分清楚自己碰到的文章類型，此法會(huì)令你受益頗多。舉例來(lái)說(shuō)，要設(shè)置自定義文章訂閱源，先找個(gè)搜索引擎試試不同的關(guān)鍵詞、標(biāo)簽和符號(hào)組合，比如“效率和自動(dòng)化”這樣的組合，再把搜索結(jié)果放進(jìn)一個(gè)或多個(gè)RSS（意為“真正簡(jiǎn)易聚合”）訂閱中。不是所有搜索引擎都提供RSS訂閱服務(wù)，而且一些搜索引擎的RSS有點(diǎn)兒難找，但你只要把自己創(chuàng)建的訂閱源地址粘貼到新聞閱讀應(yīng)用里就可以了。
記住，你不可能也沒(méi)有必要讀完所有東西。你要找的是自己領(lǐng)域內(nèi)的重大事件和洞見(jiàn)，外加一點(diǎn)能讓你就新事物思考一下的特殊內(nèi)容，以及一些可供分享的獨(dú)特東西。
那么你自己的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)出呢？點(diǎn)贊、收藏和發(fā)推特可以幫助你在業(yè)內(nèi)建立信譽(yù)、發(fā)展新的關(guān)系，但打造和維護(hù)網(wǎng)絡(luò)形象須耗費(fèi)大量時(shí)間。因此，筆者建議忙碌的高管將此項(xiàng)工作部分移交自動(dòng)化處理。
一個(gè)簡(jiǎn)單的辦法是借助你設(shè)置的新聞閱讀應(yīng)用。這種應(yīng)用大都提供一鍵分享到推特、領(lǐng)英和Facebook的功能。此外，Hootsuite、Buffer或 Social Inbox等工具可向多個(gè)社交媒體推送信息，并可提前設(shè)置發(fā)送時(shí)間，更為便捷高效。將這樣一個(gè)系統(tǒng)設(shè)置好，你就能在不到一小時(shí)的時(shí)間里創(chuàng)建足夠更新一周的 內(nèi)容。
只要在瀏覽新聞閱讀軟件時(shí)將有價(jià)值的內(nèi)容加入推送列表，必要時(shí)添加評(píng)論。如此在閱讀時(shí)稍加動(dòng)作，便可在社交媒體上維持你的存在感，即使無(wú)暇搜尋可供分享的最新鏈接亦無(wú)傷大雅。
如今蒂芙妮正坐擁自動(dòng)化帶來(lái)的若干益處。她用Gmail過(guò)濾功能將市場(chǎng)營(yíng)銷相關(guān)新聞、社交媒體通知與必讀重要郵件分開(kāi)，白天查看電子郵箱時(shí)便能集中注意力處理重要事務(wù)。她每周設(shè)置了幾個(gè)時(shí)間段留意行業(yè)動(dòng)向，用Social Inbox發(fā)布與自己讀到的行業(yè)新聞內(nèi)容相關(guān)的信息。她不再為收件箱工作，并且重新獲得了晚上的閑暇時(shí)光，而公司業(yè)績(jī)也節(jié)節(jié)攀升。
自動(dòng)化無(wú)法消除數(shù)字化引起的分心，但可助你一臂之力。電子郵件過(guò)濾器、新聞閱讀應(yīng)用、定時(shí)內(nèi)容發(fā)布工具以及其他工具，能夠?qū)?zhēng)奪你注意力的內(nèi)容進(jìn)行整合精簡(jiǎn)，為你減輕負(fù)擔(dān)，讓你無(wú)論工作還是生活，無(wú)論在線與否，都能更好地投入重要任務(wù)。