會(huì)如果開(kāi)得太多，引發(fā)的漣漪效應(yīng)可能很驚人。有人以簡(jiǎn)單的互動(dòng)式網(wǎng)頁(yè)視窗呈現(xiàn)了一項(xiàng)驚人事實(shí)：如果某間公司的執(zhí)委會(huì)1周開(kāi)會(huì)1次，推算起來(lái)，每年需要花上30萬(wàn)人次/小時(shí)在背后做準(zhǔn)備。
但現(xiàn)在已有望改善！雖然需要有種種文化變革，才能確實(shí)提升公司開(kāi)會(huì)的生產(chǎn)力和效率，但只要運(yùn)有幾項(xiàng)好工具，也能讓情況大有改變、人人邁上正軌（也可以讓你的日程表上不用出現(xiàn)那些根本犯不著你參加的會(huì)）。
首先，當(dāng)然該做的就是判斷究竟是否確實(shí)需要開(kāi)會(huì)：
????? 圖1:我該召開(kāi)會(huì)議嗎？
不需要開(kāi)會(huì)嗎？那就太棒了。但如果最后還是到了決策樹(shù)狀圖最右上角，就要考慮如何準(zhǔn)備這個(gè)即將召開(kāi)的會(huì)議，而下面這份檢查清單就能幫上大忙（特別是那種「規(guī)模特大、重要性特高」的會(huì)議）：
表1：會(huì)議準(zhǔn)備檢查清單
一項(xiàng)重要問(wèn)題是究竟該通知哪些人與會(huì)，怎么確定參加會(huì)議的人數(shù)是否過(guò)多？雖然每場(chǎng)會(huì)議情況不同，但單就與會(huì)人數(shù)這一點(diǎn)，這里有一項(xiàng)基本原則：
圖2：會(huì)議人數(shù)該有多少？
如果是電話會(huì)議，可以克制一下，不要請(qǐng)非直接相關(guān)的遠(yuǎn)程人員參加會(huì)議，可以參考“企業(yè)如何開(kāi)好遠(yuǎn)程會(huì)議”的建議（提示：可以用影片取代開(kāi)會(huì)）。否則，就得等著面對(duì)這種后果：
圖3：電話會(huì)議中，員工究竟在做什么其他事？
就跟是否用影片取代開(kāi)會(huì)一樣，另一項(xiàng)重要問(wèn)題在于要先判斷希望達(dá)到的效果、再?zèng)Q定用什么工具。舉例來(lái)說(shuō)，一般可能會(huì)想到要用PowerPoint，但依據(jù)會(huì)議的目的，有時(shí)候不見(jiàn)得一定需要簡(jiǎn)報(bào)，而是需要各方的對(duì)話：
表2：什么時(shí)候該簡(jiǎn)報(bào)、什么時(shí)候該對(duì)話
然而，如果決定需要簡(jiǎn)報(bào)，請(qǐng)避免使用已經(jīng)用爛的視覺(jué)效果：
表3：淘汰爛的視覺(jué)效果
讓我們暫時(shí)別再談「不再做」什么，而談?wù)劇冈撟觥故裁矗鹤h程。請(qǐng)務(wù)必準(zhǔn)備議程，以下提供議程范本參考：
表4：會(huì)議議程范本
以下是空白范本，可供打印使用：
表5：空白會(huì)議議程
當(dāng)然，工具絕不只有這些，而且每場(chǎng)會(huì)議都有不同的目標(biāo)和難處（希望也都有茶點(diǎn):-)）。然而，這些工具確實(shí)能作為架構(gòu)，使開(kāi)會(huì)更有效率，也能讓你別再只是出于習(xí)慣、就把所有同事都找來(lái)開(kāi)會(huì)。
但如果情況相反，是某位不按照上面步驟的同事通知你要去開(kāi)會(huì)，又該如何？此時(shí)可以這么應(yīng)對(duì)：
圖4：你該出席那場(chǎng)會(huì)議嗎？