利用Evernote記會議筆記
利用Evernote或另一種專用數(shù)字筆記本應(yīng)用程序來記筆記。筆記做得好并且可供搜尋，會使會議有價值得多，而適當(dāng)?shù)挠浌P記工具，會讓你很容易就將你的會議筆記與相關(guān)的專案或主題歸檔。最棒的是，如果你使用Evernote mobile app來拍攝會議白板或活動掛圖的照片，光學(xué)字元辨識（OCR）會使那些手寫筆記也變得可供搜尋。
用Google Docs分享筆記。
在Google Doc中進(jìn)行即時的協(xié)同合作筆記，借此和同事分擔(dān)做筆記的職責(zé)。由于Google Docs幾乎是即時更新，只要有網(wǎng)絡(luò)連線，你們將能夠看到彼此的筆記并作出貢獻(xiàn)。（如果要保留所有的項(xiàng)目筆記，記得事后要復(fù)制Evernote里面的會議筆記。）那意味著，你和你的團(tuán)隊(duì)可以合力記筆記，這樣一來，如果有一個人在說話，另一個人就可以記錄。如果你和多位同事參加客戶的會議或是與另一個團(tuán)隊(duì)開會，這種做法尤其棒，因?yàn)槟銈冇心撤N心靈連結(jié)──你們可以根據(jù)會議筆記，跟彼此建議構(gòu)想。此外，如果沒有網(wǎng)絡(luò)連線，但你和你的同事全都使用麥金塔電腦，那么只要建立一個電腦對電腦網(wǎng)絡(luò)，就可以使用神奇的Sub Etha Edit來協(xié)同合作，而且延遲狀況甚至比使用Google Docs時的狀況少。
準(zhǔn)備一個用來播放參考資料的參考熒幕。數(shù)字筆記的一個缺點(diǎn)是，如果你需要在會議中參考一份文件，你必須在記筆記的應(yīng)用程序和參考文件之間來回翻閱。那就是為什么我總是帶著我的iPad；我使用應(yīng)用程序Good Reader來儲存我在會議上可能需要查閱的任何PDF或文件。此外，由于Good Reader已經(jīng)連結(jié)到我的Drop Box帳戶，我可以一直存取我需要開啟的文件，即使我之前沒有想到要在Good Reader預(yù)先下載它。
用心智圖進(jìn)行協(xié)作。
我非常喜歡心智圖，它使用看來像是樹狀或流程圖的圖形，以視覺方式顯示構(gòu)想和資訊。有些人實(shí)際上以心智圖的形式作會議筆記（已經(jīng)做過，后來回歸文字），但是我發(fā)現(xiàn)，如果我參與一個需要與會者一起掌握和整理構(gòu)想的小組討論，這時心智圖最有用。我最喜歡的兩個適用于會議的心智圖應(yīng)用程序，是Mind Meister（非常具有彈性和強(qiáng)大）以及Popplet（比較便宜和容易使用，但較欠缺彈性）。如果你在面對面的會議中使用心智圖，你可以將投影機(jī)連接到電腦，但這些應(yīng)用程序具備的即時協(xié)作支援，意味著它們在即時虛擬會議中也很適用于協(xié)作。
上述所有的工具在面對面會議和虛擬會議中都很實(shí)用，但我還要向進(jìn)行虛擬會議或電話會議的人推薦一些其他工具。
用Join.me更快分享畫面。
我試過Go To Meeting、WebEx、Google Hangouts和Skype，它們有些時候（甚至大部分時候）全都管用，但我使用過唯一無懈可擊的畫面分享工具是Join.me，它每次對我都很管用（祝我好運(yùn)?。?，而且因?yàn)橐O(shè)定會議和分享連結(jié)非?？?，當(dāng)我了解我需要分享畫面時，即使我已經(jīng)在通話中，它也一樣管用。
選擇一個備援頻道（back channel）。
如果你和另一處辦公室或地點(diǎn)的同事一起去拜訪客戶或潛在客戶，請?jiān)谀銈兊臅h開始之前，選擇一種即時傳訊備援頻道，借此使你自己保持同步。最糟糕的事情，莫過于需要向一起簡報(bào)的人傳送緊急訊息，結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)，他要先檢視自己的電子郵件，才能夠看到該訊息，在此之前，你必須等待。你的備援頻道可以是Skype、Lync、MSN、Apple Messages或Gmail Chat──任何傳訊應(yīng)用程序都適用，只要它具有桌面支援（這樣你就不用試著在你的手機(jī)中輸入緊急訊息），而且你在開會之前已和同事連線。（傳送一項(xiàng)測試訊息，以便確定。）即使你使用支援私密傳訊的虛擬會議應(yīng)用程序，我建議使用另一項(xiàng)應(yīng)用程序做為你的備援頻道，這樣你就不會不小心與客戶分享你的訊息。
記錄關(guān)鍵的電話會議。
如果你參與一項(xiàng)電話會議，而且沒有辦法記筆記（或是打字不夠快），那就考慮電話錄音，以供日后參考。同時適用于iPhone和Android的Tape A Call，使錄音變得很容易：只要安裝這個應(yīng)用程序，然后在電話會議中撥打錄音專線，就可以開始錄音。（注意，在許多司法管轄區(qū)中規(guī)定，必須每個人都同意，否則電話錄音是非法行為。）
在電腦和移動裝置上安裝配置這些工具，就更能夠充分運(yùn)用你的會議。這種科技完全不會讓你忽略工作和同事，反而能夠協(xié)助你與他們重新連結(jié)──做法是使你們共處的時間愈寶貴愈好。